Vorsicht beim Einsatz von Messengern

Aufgrund der einfachen Verwendung wird WhatsApp als Messenger in verschiedensten Formen in Unternehmen sowohl bewusst oder auch unbewusst eingesetzt, um sowohl innerbetrieblich als auch mit Kunden zu kommunizieren. Die Mitarbeiter auf der Baustelle können dem Chef oder Vorarbeiter schnell ein Foto zusenden, um die ein oder andere Rückfrage zu klären, oder mit dem Kunden wird direkt der nächste Kundendiensttermin über WhatsApp vereinbart – alles ganz einfach und unkompliziert.

Dem ist leider nicht so. Auch wenn es aus Kundensicht eine meist schnellere und einfachere Kommunikationsplattform ist, so sollte dem Unternehmen bewusst sein, dass die private Version von WhatsApp aufgrund der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht verwendet werden sollte. Stichwort „Speicherung der Daten“ – denn WhatsApp möchte auf die kompletten Daten des Telefonbuches zugreifen und synchronisieren. Dabei fehlt es dann sowohl den Unternehmen als auch WhatsApp an der rechtlichen Grundlage der Datenverarbeitung. Passiert dies im beruflichen Kontext ist dies ein Verstoß gegen die DSGVO.

Grundsätzlich bietet WhatsApp genau hierfür auch Business-Lösungen an, aber auch dabei gilt es einiges zu beachten. Hier sollte z. B. ein Firmenhandy verwendet werden, auf dem keine privaten Kontakte gespeichert sind und zusätzlich die Kontaktsynchronisation unterbunden werden, damit Kunden, welche diesen Messenger nicht nutzen, nicht ungefragt involviert bzw. von WhatsApp gespeichert werden. Auch in diesem Fall benötigt das Unternehmen eine eindeutige Einwilligung des Kunden für die Kontaktaufnahme per WhatsApp. Allein die Telefonnummer reicht nicht aus, um den Kunden ungefragt via WhatsApp zu kontaktieren.

Grundsätzlich sollte also genau überlegt werden, ob man als Unternehmen zur einfacheren Kontaktaufnahme oder internen Kommunikation WhatsApp einsetzen möchte. Sicherlich ist es zudem hilfreich und notwendig, seine Mitarbeiter dahingehend zu sensibilisieren. Wollen Sie dennoch Whats­App als Messenger einsetzen, sollte vorher genau geprüft werden, welche WhatsApp-Version wie verwendet werden kann und wie die Mitarbeiter damit umgehen können. Hilfreiche Informationen können mit Sicherheit der Anwalt oder das IT-Unternehmen des Vertrauens zum Einsatz von WhatsApp im Unternehmen geben.