Steigerung der Produktivität
Erbrachte Leistungen mit iPhone erfassen
Nur eindeutig erfasste Leistungen können korrekt bewertet, vergütet und auch an den Kunden weiter berechnet werden. Erstmalig auf der ISH zeigte die iDeXs GmbH in Kooperation mit der Label Software GmbH die Leistungserfassung „iDeXspro“ für iPhone, iPad und iPod touch, die über eine Schnittstelle in die Branchensoftware „Labelwin“ eingebunden werden kann. Mit der iPhone-Applikation (App) „iDeXspro“ kann jeder Mitarbeiter täglich selbst die Produktivität am Projekt prüfen. Er erhält Anreize, eine Baustelle in kürzerer Zeit abzuwickeln und Zusatzarbeiten zu erkennen.
Eine perfekte Dokumentation der eigenen Leistung mit Fotos, besonders auch bei den Zusatzarbeiten ist durch „iDeXs“ (www.idexs.de) gewährleistet. Eine spezielle Form der Prämienausschüttung an die Baustellen-Mitarbeiter erzielt eine Steigerung der Produktivität. Durch die einfache und schnelle Erfassung der Daten und eine kontinuierliche Information über den Projektstand wird das Mitdenken der Mitarbeiter bei der Auftragsausführung gefördert, belohnt und die Identifikation mit dem Betrieb gestärkt.
Den Überblick bewahren
Die Situation im Alltagsgeschäft ist häufig so: Die Mitarbeiter auf der Baustelle haben in der Regel keinen Überblick über den Gesamtplan und den Projektfortschritt. Ob eine Baustelle „richtig“ läuft, stellt sich oft zu spät heraus. Die Mitarbeiter vor Ort können es nicht merken, weil sie den Vergleich von „Geplant“ und „Iststand“ nicht sehen können.
Hinzu kommt der fehlende Anreiz für Mitarbeiter, nicht eingeplante jedoch erbrachte Leistungen zu dokumentieren, damit diese auch abgerechnet werden können. Die Instrumente fehlen, die sich aus solchen Leistungen oft ergebenden Diskussionen sind lästig, es besteht kein Nutzen für die Mitarbeiter. Bei der Endabrechnung sind Probleme mit dem Bauherren oder dem Architekten über solche Zusatzarbeiten dann schon vorprogrammiert. Wegen fehlender Nachweise und der seit der Leistungserbringung vergangenen Zeit wird eine Anerkennung der Leistung schwierig oder gar unmöglich.
Leistungen erfolgsorientiert ausrichten
Guido Mertens, Handwerksmeister und Chef der Firma Mertens, hat sein Augenmerk genau auf diese Punkte gelegt. Denn Mitarbeiter, denen Informationen über den Projektstand jederzeit zur Verfügung stehen und am Erfolg eines Projektes beteiligt werden, können nicht anders: Sie richten ihre Leistung erfolgsorientiert aus. Zusatzleistungen und Regiearbeiten bekommen für den Mitarbeiter plötzlich eine wesentliche Bedeutung.
Mit „iDeXspro“ erfassen die Mitarbeiter erbrachte Leistungen nach einem fest vorgegebenen Schema direkt auf der Baustelle mit einem sicher gegen Baustellendreck (Otterbox) verpackten iPhone und der App „iDeXspro“. Damit wird eine professionelle Dokumentation inklusive Fotos, bei der alle Informationen standardisiert abgefragt werden, gewährleistet.
Mehr als bloße Zeiterfassung
Was auf den ersten Blick wie ein simples Zeiterfassungssystem aussieht, hat weit mehr zu bieten. Denn „iDeXspro“ ist eine App, mit der jeder Mitarbeiter lückenlos und aktuell online Arbeitsberichte zu jedem Projekt erstellen kann. Diese sind aufgegliedert in einzelne an einem Tag erbrachte Leistungen. Jeder Mitarbeiter erhält die vom Unternehmer bereitgestellten Projektdaten sowie alle bereits erstellten Leistungsdaten zur Berechnung, der noch bis zum Abschluss eines Projektes zur Verfügung stehenden Zeit. „iDeXs“ ermöglicht es, die erbrachte Leistung vor Ort zu dokumentieren, mit der Webanwendung „iDeXsweb“ werden die Daten geprüft, ausgewertet und weitergeleitet, die Kommunikationswege verkürzen sich auf ein Minimum. Eine lückenlose und zeitnahe Information über Status und Bewertung für alle Projektbeteiligten wird mit „iDeXspro“ möglich. Das System führt alle relevanten Daten zusammen und bereitet sie für jeden Beteiligten übersichtlich und blitzschnell auf.
Anbindung an Branchensoftware
Anfänglich von Guido Mertens nur für den eigenen Betrieb entwickelt, steht nun in der vorliegenden Version auch die Anbindung an eine Branchensoftware zur Verfügung. In Zusammenarbeit mit der Firma Label Software Gerald Bax GmbH (www.label-software.de) ist eine übergreifende Schnittstelle entstanden. Die Projekt- und Personaldaten, geplante Zeiten und Lohnkosten werden über die Webschnittstelle „iDeXsweb“ an „iDeXspro“ übergeben. Der Mitarbeiter bucht seine Leistungen mit Zeiten auf diese Projekte und Leistungsbereiche. Zur Dokumentation können zu jeder Buchung mehrere Fotos gemacht werden, die später auch in der Branchensoftware „Labelwin“ zur Verfügung stehen. Besonders wichtig ist diese Dokumentation bei Zusatzarbeiten. „iDeXs“ erzwingt die Erfassung einer Begründung, wer den Auftrag erteilt hat oder warum eine vorherige Absprache nicht möglich war.
Das Interessanteste im Projektbereich ist die Prognose der zu erwartenden Prämie. Sie ist auf dem iPhone für den Mitarbeiter einsehbar und wirkt mehrfach positiv. Sie wirkt auf das Tempo, die Arbeitsmoral und viel wesentlicher, auf die Selbstverantwortung des Mitarbeiters am Projekterfolg. Die endgültige Prämienabrechnung nach Abschluss der Baustelle erfolgt in „Labelwin“ mit dem Modul Leistungslohn auf der gleichen Basis. Die erfassten Zeiten werden auf Knopfdruck zusammen mit den Fotos an „Labelwin“ übertragen und stehen sofort in der Zeitwirtschaft zur Verfügung. Die Bürozeit für die Eingabe der Daten in die Zeitwirtschaft wird stark verkürzt. Das Ergebnis ist eine spürbare Steigerung der Produktivität durch lückenlose Erfassung, umfassend verfügbare Information und Bewertung sowie persönliche Anreize.
Ein Beispiel aus der Praxis
Der Projektmonteur reklamiert, dass der Plan nicht einzuhalten sei. Ein Rollgerüst muss immer wieder ab- und aufgebaut werden, weil auf der engen Baustelle gelagerte Baustoffe umgangen werden müssen. Bei der Datenprüfung und der anschließenden Diskussion stellt sich heraus, das dies unvorhersehbare Zusatzarbeiten sind, die separat abgerechnet werden können. Durch die schnelle Reaktion und die klaren Aufzeichnungen inkl. der Bilder kann das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Hätte der Bauleiter nicht gemerkt, dass er mit der Zeit nicht auskommt (und seine Prämie schwindet), wäre das nicht aufgefallen und viele Stunden wären verloren gewesen.
