Die digitale Bauakte
Aktuelle Informationen auf der Baustelle
Christian Stappenbeck ist Geschäftsführer der Stappenbeck Heizung & Sanitär GmbH aus Grevesmühlen. Er hatte ein Problem, das viele Kollegen sicherlich auch kennen: Immer wieder fehlte den Mitarbeitern auf der Baustelle die letzte Planung und es wurde nach einem überholten Plan gearbeitet. Doch wie sollte er das ändern? Eine Lösung bot die "Digitale Bauakte".
Als Inhaber eines Handwerksbetriebs kennt man das Problem mit den unterschiedlichen Planungsständen und -unterlagen auf der Baustelle: Oft fehlen wichtige Informationen und auf der Baustelle muss improvisiert werden oder das Büro soll Unterlagen per E-Mail nachreichen. Wenn bei einer Baubesprechung fünf Handwerker zusammenkamen, habe es meist drei verschiedene Planungsstände gegeben, so Christian Stappenbeck, Geschäftsführer Stappenbeck Heizung & Sanitär GmbH.
Digitale Bauakte
Als Christian Stappenbeck von der Entwicklung der „Digitalen Bauakte“ hörte, bot er sofort an, den Testlauf zu begleiten. Die „Digitale Bauakte“ arbeitet mit der Software „Labelwin“ aus dem Hause Label Software (//www.label-software.de" target="_blank" >www.label-software.de:www.label-software.de) zusammen, die bereits seit zehn Jahren bei Stappenbeck im Einsatz ist.
Die meisten Dokumente eines Projektes entstehen im Büro. Wobei mit Dokumenten beliebige Dateien wie Zeichnungen, PDFs, Word-Briefe, Excel-Tabellen, Fotos, Protokolle usw. gemeint sind. Diese Dokumente können nun zusammen einfach mit der Festlegung, wer darauf Zugriff haben soll, in die „Digitale Bauakte“ geladen werden. Dabei kann jeder Berechtigte an den Dokumenten eine E-Mail bekommen, dass sich was getan hat.
Jeder Anwender kann zusätzlich, beispielsweise vom Smartphone, etwas in die „Digitale Bauakte“ schieben. Ein Foto mit dem Handy schießen, eine Gesprächsnotiz oder Mängelliste diktieren, eine Skizze hochladen – alles geht unkompliziert von jedem Gerät aus. Damit im Büro sämtliche Informationen vorliegen, werden alle neuen Dokumente automatisch ins Büro transportiert und stehen dort im Projekt ebenfalls zur Verfügung.
Aktuelle Projektdaten parat
Gerald Bax, Geschäftsführer von Label Software hat das Bedürfnis seiner Kunden, die wichtigsten Projektdaten immer parat zu haben, schon lange erkannt: „Zuerst haben wir versucht, eine Digitale Bauakte mit der wirklich tollen App ‚OneNote‘ zu realisieren. Gescheitert ist das aber dann an der Rechtevergabe, denn wer will schon seine internen Dokumentationen für alle öffentlich machen! In unserer Web-Anwendung können unsere Anwender nun für jedes Dokument sehr einfach festlegen, wer es sehen darf und wer nicht.“
Extrem wichtig sei ihm auch die einfache Benutzung gewesen, denn zur Einarbeitung habe keiner Zeit und Lust. Auch die Nutzung auf allen Geräten, egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder Bürocomputer gehöre heute einfach zum Standard.
„Mit der Digitalen Bauakte ist uns ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung gelungen und wir sind stolz darauf, dass unsere Handwerksbetriebe nun alle Information zu einer Baustelle in der Hosentasche dabeihaben“, so Gerald Bax.
Zeitnahe Informationen
Auch Christian Stappenbeck gibt eine sehr positive Bewertung ab: „Ich bin begeistert von der Digitalen Bauakte. Damit kann ich sehr schnell meine Mitarbeiter, die Subunternehmer und auch den Kunden selbst zeitnah mit Informationen versorgen.“ Wirklich toll sei zudem, dass er bei jedem Dokument exakt festlegen kann, wer es sehen darf.
Wichtigste Fakten im Überblick:
Die Anwendung läuft im Browser und ist damit geräteunabhängig.
In „Labelwin“ werden die Projekte angelegt und dort für die „Digitale Bauakte“ freigegeben.
Die berechtigten Benutzer eines Projektes werden im „Labelwin“-System festgelegt.
Die meisten im Web sichtbaren Dokumente werden von „Labelwin“ aus ins Web kopiert, dabei wird festgelegt, ob sie für alle oder nur bestimmte Personen verfügbar sein sollen.
Jeder Benutzer kann eigene Dokumente hochladen und für bestimmte Anwender freigeben.
Alle im Web von außen dazugekommenen Dokumente wie Fotos und Notizen werden ins „Labelwin“-System geholt. Chat-Funktion: Mit einem Dokumententyp „Notiz“ kann jeder direkt im Web Notizen vornehmen. Diese Einträge können danach nicht verändert werden, aber es können Kommentare und weitere Einträge dazugeschrieben werden – wie bei einem Chat.
Dokumente können zwar von jedem Berechtigten heruntergeladen werden, aber werden nach der Änderung nicht ersetzt, sondern können nur als weiteres Dokument hochgeladen werden.
Das Löschen von Dokumenten oder ganzen Projekten im Web kann nur von „Labelwin“ aus erfolgen.
