Holen Sie sich ihr Geld!
Tipps und Tricks bei Zahlungsverzug von Kunden
Schuldner gehen meist den Weg des geringsten Widerstandes. Sie bezahlen die Rechnungen zuerst, die am meisten Ärger verursachen. Das sind vielleicht nicht Ihre, da Sie bisher recht kulant waren. Manche Kunden haben das Überziehen von Zahlungsfristen zum Prinzip erhoben, um damit einen Zinsgewinn zu machen und ihre eigene Liquidität auf Kosten des Lieferanten zu erhöhen. Wirken Sie dem entgegen.
Um schneller an ihr Geld zu kommen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Rechnung sofort nach Ihrer Leistung oder als Teilrechnung zum Monatsende ausstellen. Zudem muss die Rechnung sehr informativ und transparent sein, denn bei Unklarheiten kommt es zu Rückfragen des Kunden und die Zahlung verzögert sich. Mahnen Sie nach der Nettofrist jene Rechnungen, die nicht bezahlt sind, und zwar unverzüglich: Sie haben Ihre Leistung erbracht, der Kunde schuldet das Geld. Aber mahnen Sie zunächst schriftlich. Bei größeren Beträgen rufen Sie drei Tage später an. Auch bei Stammkunden darf Ihnen ein Telefongespräch wegen Mahnungen nicht unangenehm sein.
Tipps fürs Telefon | Akzeptieren Sie es als „business as usual“, dass Sie diesbezüglich ab und zu ein Telefonat führen müssen. Rufen Sie an statt zu schreiben. Damit wissen Sie gleich, was los ist:
n Der Kunde findet Ihre Rechnung nicht? Faxen oder mailen Sie sofort eine Kopie und fassen Sie nach zwei bis drei Stunden telefonisch nach: „Haben Sie die Mahnung bekommen?“.
n Die Abrechnung wird beanstandet? Klären Sie dies gleich am Telefon oder vereinbaren Sie einen Besprechungstermin. Fordern Sie eine Teilzahlung für den nicht beanstandeten Teil der Leistung.
n Trotz mehrerer Versuche ist der Verantwortliche für Sie nie zu sprechen? Dann ist etwas faul. Stellen Sie jetzt eventuell laufende Arbeiten ein, bis sich der Zuständige meldet und eine Teilzahlung leistet.
Auf Teilzahlungsvorschläge können Sie eingehen. Telefonieren Sie immer mit dem Ziel, ein festes Zahlungsversprechen mit Betrag und Termin zu erhalten. Gummibegriffe des Kunden wie „Zahlung baldmöglichst“ sind nicht akzeptabel. Die Zusage muss mindestens so konkret sein wie „noch diese Woche“ oder „am 15. des Monats“. Damit erreichen Sie ein wichtiges Teilziel. Die meisten Kunden nehmen ihre eigenen Versprechungen ziemlich ernst – deshalb versuchen manche auch mit unpräzisen Terminen Zeit zu gewinnen. Legen Sie Vereinbarungen über Teilzahlungen schriftlich fest. Schreiben Sie selbst, warten Sie nicht, bis der Kunde Ihnen seine Zusage schriftlich bestätigt. Das kann manchmal dauern. Wenn nun der Kunde ein konkretes Zahlungsversprechen gegeben hat, bedanken Sie sich und beenden Sie das Gespräch.
Sie müssen auch den Mut haben, einen Zahlungswunsch des Kunden abzulehnen. Wer nicht zahlen kann, will kleine Raten mit langfristigen Terminen vereinbaren. Können Sie „Nein“ sagen?
Treten Sie sicher auf | Wenn der Kunde nicht zahlt, denken Sie nicht sofort, der Kunde sei mit Ihrer Leistung unzufrieden. Kunden-Zufriedenheit und prompte Bezahlung haben nichts miteinander zu tun. Lassen Sie also nie Selbstzweifel aufkommen. Auch Bedenken, Sie könnten den Kunden mit Ihrer Mahnung verärgern, sind völlig fehl am Platz. Selbstverständlich sind Sie auf die Zahlung angewiesen, damit Sie selber Miete, Löhne und Lieferanten-Rechnungen bezahlen können – aber das geht Ihren Kunden nichts an. Verlangen Sie selbstsicher Ihr Geld mit der Einstellung: Auftrag erledigt – Rechnung fällig – Kunde muss zahlen!
Sprechen Sie mit dem Kunden persönlich | Wenn Sie anrufen, meldet sich oft seine Ehefrau oder ein Stellvertreter des Kunden. Bitten Sie nicht, eine Nachricht zu hinterlassen. Wenn es um Ihre Rechnung geht, müssen Sie mit dem Schuldner selbst sprechen. Der Zettel über Ihren Anruf kann „untergehen“. Auch dem Kunden gefällt es nicht, an seine Verpflichtungen erinnert zu werden. Wahrscheinlich hat er auch bei anderen Gläubigern noch Rechnungen offen. Deshalb gilt: Das Thema klar und deutlich ansprechen. Denn wer finanziell in der Klemme sitzt, zahlt dem, der hartnäckig am Ball bleibt.
Auf Ausreden gekonnt reagieren | Manche Kunden behaupten, die letzte Mahnung nicht erhalten zu haben. Dann packen Sie ihn ruhig etwas an seiner Ehre: „Die Mahnungen sind zwar bei uns raus, aber ich komme vorbei und nehme das Geld gleich mit.“
Reklamationen werden mit der Forderung des Kunden nach einer Preisminderung verbunden. Der Kunde versucht auf diese Weise den Rechnungsbetrag zu reduzieren, evtl. unter Inkaufnahme tatsächlich fehlerhafter Ware oder Reduzierung des Lieferumfangs. Erklären Sie dem Kunden, dass bei laufender Reklamation wenigstens ein Teilbetrag zu zahlen ist. Weisen Sie auch gleich auf Ihre Konditionen und das Kleingedruckte hin. All zuviel Rücksichtnahme bei eindeutigem Zahlungsverzug ist nicht richtig. Höchstens bei besonders guten, langjährigen Kunden können Sie mal ein Auge zudrücken, wenn wegen einer Reklamation der ganze Rechnungsbetrag zurückgehalten wird.
Der Kunde äußert, er werde schon zahlen. Dann fragen Sie, wann, wie und wie viel bezahlt wird und bestätigen es schriftlich.
Der Kunde beruft sich auf wirtschaftliche Umstände, z. B. schlechte Konjunktur, schwache Zahlungsmoral von seinen Kunden, andere finanziellen Verpflichtungen. Diese Tatsachen sind keine Gründe, die seine Zahlungspflicht betreffen. Sie können auch nicht prüfen, ob es stimmt, was er Ihnen erzählt. Gehen Sie nicht im Einzelnen darauf ein, denn hier besteht die Gefahr, dass Sie abgelenkt und in die Defensive gedrängt werden. Antworten Sie so: „Ich kann leider nichts für Sie tun. Sie sind bereits mehrfach von uns gemahnt worden, ohne dass Sie sich dazu geäußert haben. Ihr Rückstand beträgt ... € und ich muss Sie nun auffordern, zu zahlen.“
So sind Sie erfolgreich | Führen Sie das Gespräch ohne Verärgerung. Noch wissen Sie nicht, ob es sich um Zufälle, Folgen einer organisatorischen Veränderung oder tatsächlich um Anzeichen erster Insolvenzsignale handelt.
Nehmen Sie in Ihre Geschäftsbedingungen auf, dass „der Kunde auch bei Beschwerden eine angemessene Teilzahlung leisten muss und kein Recht zur Einbehaltung des Gesamtbetrages hat.
Rechnen Sie mit Einwänden gegen die Zahlung. Lassen Sie sich nicht provozieren. Fahren Sie zum Schuldner und holen das Geld persönlich ab.
Halten Sie die Zahlungsvereinbarungen und etwaige Zahlungszusagen gleich schriftlich fest. Je nach Lage kann ein vor Ort geschriebenes Gesprächsprotokoll sinnvoll und angemessen sein.
