Handwerkersoftware in der Cloud
Projektplanung, Dokumentation und Rechnungswesen
Die J.J. Schümann GmbH aus Heiligenhafen setzt auf Digitalisierung mit einer Service-Lösung aus der Cloud. Geschäftsführer Jan-Dirk Haskamp ist seit 30 Jahren Meister und hatte bereits viele Software-Lösungen im Einsatz. Vom ersten Kontakt an wollte der Geschäftsführer aus Heiligenhafen in die Cloud und seine Prozesse im Betrieb und auf den Baustellen in den Griff bekommen.
Die J.J. Schümann GmbH betreut in Schleswig-Holstein Privatkunden und Verwalter im Bereich SHK. Ob Bad, Heizung oder Klima, Geschäftsführer Jan-Dirk Haskamp und seine drei Mitarbeiter führen sowohl Neuinstallationen als auch Wartungen aus. Die Erfahrungen des Unternehmens mit der neuen Software lassen sich aufgrund vergleichbarer Betriebs- und Kundenstruktur aber auch auf Handwerksbetriebe in der Kälte-/Klimabranche übertragen.
Bisher hatte man eine Software im Einsatz für die Kalkulation und das Rechnungswesen sowie Excel und zwei Insellösungen sowie Papier für die Mitarbeiterplanung und Zeiterfassung.
„Ich bin im Rahmen der Tech-Construction 2018 in Berlin auf openHandwerk gestoßen. Mich hat von Anfang an die intuitive und nicht überladene Umsetzung in der Cloud überzeugt. In meiner bisherigen Software befinden sich zahlreiche Funktionen, die das Programm teuer gemacht haben, die ich bisher zum Teil nie benutzt habe und die das Einarbeiten von neuen Mitarbeitern speziell im Büro erschwerten. Darüber hinaus wollte ich meine Prozesse optimieren, da wir kaum neue gute Leute am Markt finden. Hierfür gab es bisher keine Lösung, die mich effizienter macht“, so Jan-Dirk Haskamp.
Anfangs Cloudsoftware und klassische Branchenlösung
Anfangs wurde openHandwerk (www.openhandwerk.de) als Prozess-Software in der Cloud vor die onpremise-Branchenlösung geschaltet. Aufträge und Angebote wurden in openHandwerk angelegt, dokumentiert, Zeiten auf Projekte gebucht, Mitarbeiter terminiert und die komplette Kommunikation über die Baustellen-App mit integriertem Messenger durchgeführt. Das Rechnungswesen verblieb zu Beginn bei der alten Handwerkersoftware in Festinstallation. Rechnungen und Angebote wurden in openHandwerk hochgeladen, um die Aufträge umfangreich zu dokumentieren.
GAEB, IDS-Connect & DATANORM
Die GAEB-Schnittstelle bei openHandwerk gibt es schon länger, wird aber von der J.J. Schümann GmbH selten genutzt. Seitdem openHandwerk jedoch auch IDS-Connect und DATANORM in der Cloud umgesetzt hat, nutzt Jan-Dirk Haskamp die Software für seinen kompletten Betriebsablauf. Projektplanung, Dokumentation und Rechnungswesen laufen in einer Lösung in der Cloud ohne Datenbrüche.
„Mit IDS Connect und Datanorm hat openHandwerk den Sprung in eine andere Liga vollbracht! Die Software ersetzt jetzt unsere bisherige Ressourcenplanung, unsere Baustellendokumentation als auch das komplette Rechnungswesen. Zuvor waren wir mit vielen verschiedenen Apps und Programmen unterwegs. Das entfällt nun und auch unser bisheriger Server wird nicht mehr benötigt.
E-Formuale und E-Signaturen auf der App
Die J.J. Schürmann GmbH hat sich auch individuelle E-Formulare mit E-Signaturen anfertigen lassen, um Papierrapports oder Begehungsprotokolle in Papierform abzuschaffen. Die Mitarbeiter sind Stand heute mit Smartphone und/oder Tablet unterwegs und erfassen die Baustellen über Fotos oder Formulare komplett papierlos. Ausgefüllte E-Formulare mit Kunden- und Monteurunterschrift landen im Dokumentenmanagement zum Auftrag. Durch die IDS-Schnittstelle werden die verbauten Teile innerhalb des Arbeitsauftrages gleich vom Gesellen wieder bestellt und so auch als Einkaufsrechnung dem Auftrag zugeordnet. So kann auch der Lagerbestand klein gehalten werden und die bestellten Waren haben eine Zuordnung zu den Aufträgen.
Angebote und Rechnungen per App
Im nächsten Schritt plant Jan-Dirk Haskamp Angebote und Rechnungen in der App zu schreiben. „Vor allen bei kleinen Instandhaltungsarbeiten ist es hilfreich. Mit der richtigen Vorbereitung ist die App auch bei größeren Bauprojekten eine große Hilfe. Alles Arbeiten, die aus einem Katalog zusammengestellt oder erfasst werden können. Es ist schön, eine Lösung zu haben, die offen ist und mir beide Wege ermöglicht. Diese Funktion ist die passende Ergänzung zur Bearbeitung von Serienaufträgen oder Wartungen, die wir über openHandwerk optimiert haben und immer alle nötigen Listen und Unterlagen dabei haben.“
Weitere Zusammenarbeit
Im nächsten Schritt plant Jan-Dirk Haskamp auch ein Netzwerk aufzubauen, um mit openHandwerk die Synergien der einzelnen Gewerke mehr zu nutzen. Viele kleine Handwerksfirmen unter einem Dach, die gemeinsam einkaufen und verkaufen. So bekommen Kunden alles, was sie brauchen, zwar von mehreren Firmen aber sie haben nur ein Ort, wo sie alle bekommen. „Für die kleinen Firmen schafft das gemeinsame Auftreten eine größere Kundenresonanz und gemeinsam kann man sich eine Ausstellung leisten, was gerade für kleine Betriebe überhaupt nicht möglich ist. Über den gemeinsamen Einkauf bekommt man wiederum bessere Preise.
„Netzwerke und Plattformen sind im Kommen. Auch das Handwerk kann sich dagegen nicht verschließen. Es wäre nur schön, wenn echte Handwerker für Handwerker diese Netzwerke umsetzen. Wir planen zum Jahresende das erste Netzwerk für Ostholstein in Heiligenhafen zu gründen. Wie bauen aber auch gerne in anderen Gebieten Netzwerke auf, so wie es mehrere Firmen gibt, die es sich bereits vorstellen können gemeinsam den Markt zu rocken. Diese können sich gerne melden. Es freut uns bereits heute, die Zusage von openHandwerk als Softwarepartner zu haben, um die Grundlage des Netzwerkens umsetzen zu können“, so Jan-Dirk Haskamp.
