Kommt Zeit, kommt Rat
EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) sorgt vielerorts für Unsicherheit und Zweckpessimismus. Künftig soll jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, die für ihn geleisteten Stunden pro Arbeitnehmer sorgsam zu dokumentieren. Kurzerhand läuten erste Reaktionen nach dem Urteil das Ende flexibler Arbeitszeitmodelle ein. Bis die EU-Vorgaben in lokale Gesetze gegossen wurden, sind die Konsequenzen der Luxemburger Entscheidung jedoch nicht klar abzusehen. Gut beraten ist, wer sich informiert, ohne sich verrückt machen zu lassen.
Im Handwerk, vor allem im Baugewerbe, ist auch vor dem kürzlich gefällten Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung klar gewesen: Jede nicht dokumentierte Arbeitsstunde ist verlorener Umsatz. Rapportzettel gehören deshalb von jeher zur Ausstattung der Monteure. Die Arbeitsstunden der Meister, Gesellen und Auszubildenden sind im Allgemeinen bestens dokumentiert. Auswirkungen werden die aus dieser EU-Vorgabe resultierenden Landesgesetze in diesen Betrieben höchstens auf die Dokumentation der Arbeitszeiten im Büro arbeitender Kolleginnen und Kollegen haben. Kalkulatoren, Planer, Projektleiter, Bürohilfen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung; dort, wo bisher keine Dokumentation nötig war, wird sie aller Voraussicht nach zukünftig vorgeschrieben sein.
Wer in seinem Betrieb bereits eine Software zur digitalen Zeiterfassung einsetzt, kann mit wenig Aufwand einen komfortablen Weg für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst einrichten, um gearbeitete Zeit stationär zu erfassen. Apps auf den Smartphones der Mitarbeiter, Anwendungen für den Arbeitsplatz-PC oder stationäre „Stempeluhren“ werden von Anbietern marktüblicher Zeiterfassungslösungen angeboten.
Aber auch projektbezogene bzw. auftragsbezogene Stempelungen, z.B. von Kalkulatoren oder CAD-Planern lassen sich mit digitalen Lösungen ohne großen Mehraufwand für die Kolleginnen und Kollegen realisieren. Ist die Zeiterfassung integrierter Bestandteil der im Handwerksbetrieb eingesetzten kaufmännischen Software, wird sie dadurch nicht nur zu einem effizienten Werkzeug für die gesamte Betriebsorganisation. Auswertungen auf Kostenträger-/Projekt-Ebene sind durch den zentralen Datenbestand ebenso einfach möglich wie die Aufnahme der Lohnkosten in Betriebsauswertungen.
Klare Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Zunächst einmal ist festzuhalten, dass die digitale Arbeitszeiterfassung kein reines Kontrollinstrument für den Arbeitgeber ist. Vielmehr ist es auch für den Arbeitnehmer ein von seinem Betrieb anerkanntes Instrument zum Nachweis seiner für den Arbeitgeber erbrachten Arbeitsstunden. Mit der Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung sollte jeder Betrieb klare Arbeitszeitmodelle formulieren und diese auch in die Tat umsetzen. So schafft er eine faire und nachvollziehbare Handhabung von Arbeitszeiten. Historisch gewachsene Einzelregelungen pro Mitarbeiter sollten möglichst zugunsten einer einheitlichen Regelung abgeschafft werden.
Digitale Zeiterfassungssysteme konzentrieren das Thema Leistungsdokumentation in einer Anwendung. Moderne Varianten bieten an verschiedenen Erfassungsgeräten konstant aktuell gehaltene Projekt- und Auftragslisten. Die Stempelung erfolgt je nach Mitarbeiter über stationäre PCs, mobile Terminals, mit der Zeiterfassungs-App auf dem Smartphone oder an Terminals, zum Beispiel am Gebäudeeingang. Alle erfassten Arbeitszeiten werden dem richtigen Kostenträger zugeordnet und live oder möglichst zeitnah ins System übertragen.
Komfortable Administration und Transparenz
Ist das Zeiterfassungssystem einmal eingerichtet, sorgen übersichtliche Auswertungen dafür, dass Ungereimtheiten sofort erkannt werden. Dazu gehören Abweichungen von Sollzeiten, fehlende Stempelungen, ausbrechende Minima und Maxima sowie Stempelungen ohne Projektzuordnung. Berechtigte Anwender können Korrekturen direkt vornehmen. Weitere Auswertungen liefern Wochen- und Monatsübersichten sowie individuelle Aufstellungen für Mitarbeiter. An den Erfassungsgeräten können sich Mitarbeiter zudem über ihr Stundenkonto oder verbleibende Urlaubstage informieren.
Je mehr Verzahnung desto besser
Hochintegrierte Zeiterfassungssysteme, wie sie zum Beispiel in der kaufmännischen Branchenlösung „Streit V.1“ zum Einsatz kommen, benötigen keine Schnittstellen. Im Falle von „Streit V.1“ wurde das Zeiterfassungsmodul vom Hersteller selbst entwickelt. Bedienoberfläche und -logik sind identisch mit allen anderen Komponenten des Programms. Das Zeiterfassungsmodul hat Vollzugriff auf alle nötigen Projekt- und Stammdaten und die Arbeitsaufträge. Dokumentierte Arbeitszeiten, Baustellenfotos oder manuell erstellte Aufträge werden ohne Umwege in das System gespielt.
Stammdaten von Mitarbeitern werden in der Handwerkersoftware zentral eingepflegt und stehen dem Zeiterfassungsmodul direkt zur Verfügung. Dadurch kann nicht nur die digitale Zeiterfassung auf das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters zurückgreifen, sondern zum Beispiel auch der integrierte Gruppenkalender, in dem die Einsatzplanung der Monteure stattfindet. Innerhalb des Kalenders werden dadurch automatisch jene Zeiträume ausgegraut, während derer der Mitarbeiter nicht zur Verfügung steht.
Außendienstmonteure buchen ihre Produktivstunden eines Arbeitstages meist auf verschiedene Aufträge oder Projekte. Auch hier greift eine integrierte Zeiterfassungslösung ohne Umwege auf angelegte Projekte oder anstehende Wartungsaufträge zurück und bietet sie dem Mitarbeiter zur Buchung seiner Zeiten an. Fließen die Daten aus dem Zeiterfassungsmodul an die Zentrale zurück, kann sofort nach Eingang des – oft ebenfalls digitalen – Rapportzettels die Abrechnung erfolgen. Auch hier ohne zwischenzeitliche Importe von Zeiterfassungsdatensätzen, wie es bei separaten Programmen nötig wäre.
Mobile Zeiterfassung
Zeiterfassungsprogramme bieten eine große Anzahl von standortgebundenen und mobilen Geräten zur Zeiterfassung an. Apps stehen zudem bereit, um Arbeitszeiten direkt auf dem Smartphone eines Mitarbeiters erfassen zu können. Auch hier können integrierte Lösungen in bestimmten Anwendungsszenarien wertvolle zusätzliche Informationen bereithalten, die einer Stand-Alone-Anwendung systembedingt nicht zur Verfügung stehen. Kundenkontaktdaten stehen ebenso automatisch bereit wie Materiallisten oder GPS-Daten für die Navigation zur Kundenadresse.
Fazit
Handwerksbetrieben, die bereits eine digitale Zeiterfassungs-Software einsetzen, stehen voraussichtlich nach Umsetzung des Urteils des EuGHs keine großen Umstellungen ins Haus. Es spricht vieles dafür, dass nur der Kreis der Arbeitnehmer vergrößert werden muss, die das System zukünftig nutzen. Hier stehen also höchstens Lizenzzukäufe der im Einsatz befindlichen Software an.
Wer bisher keine digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung einsetzt, hat noch genug Zeit, am Markt angebotene Produkte zu evaluieren. Die digitale Zeiterfassung ist für jede Betriebsgröße sinnvoll. Sie vereinfacht die vollständige Dokumentation aller für einen Auftrag geleisteten Arbeiten über alle Betriebsbereiche hinweg. Am besten spielt diejenige digitale Zeiterfassung ihre Stärken aus, die voll in die kaufmännische Handwerker-Software integriert ist.
