So wird Ihr Betrieb digital!
Fünf Tipps zum Einstieg
Digitalisierung – alle sprechen darüber, und doch hat jeder seine eigene Definition. Das ganze Ausmaß ist zudem scheinbar nur den Wenigsten klar. Längst nicht alle Betriebe haben sich eine Digitalstrategie zurechtgelegt. Gerade im Handwerk, wo Geld mit körperlicher, handfester Arbeit verdient wird, sind die meisten Unternehmen eher kleine, familiengeführte Traditionsbetriebe. Digitalisierung scheint hier kein Thema zu sein, oder allenfalls ein weit entferntes. In kleinen Betrieben fehlt es schon allein an Zeit und Personal, sich intensiver mit der Thematik auseinanderzusetzen.
Auch im Handwerk ist es an der Zeit, weiterzudenken. Planen Sie langfristig und zukunftsorientiert! Sie können sich nicht mehr vor der 4. Industriellen Revolution verschließen: Die Welt ist digital geworden. Sie und Ihr Betrieb müssen sich dabei nicht an den Marktgiganten wie Google oder Facebook orientieren. Keine Scheu, gehen Sie die Umstellung in kleinen Schritten an. Schauen Sie, welche einzelnen Geschäftsprozesse digitalisiert werden können und entwickeln Sie dabei einen Blick für die Zusammenhänge. Schauen Sie für sich und Ihren Betrieb, wo eine digitale Unterstützung für Sie eine Arbeitserleichterung bedeuten kann. Diese Tipps können Ihnen dabei helfen:
Mit digitaler Unterstützung effizienter arbeiten
Ganz unabhängig von Ihrer fachlichen Ausrichtung können Sie sich schon bei den täglichen Verwaltungs- und Organisitionsaufgaben von digitalen Tools helfen lassen. Ein einfacher Online-Terminkalender, den alle Mitarbeiter nutzen, spart viel Zeit bei der Organisiation. Eine zentral angelegte Kundendatenbank mit gut gepflegter Historie zu eingesetzten Geräten und bisher geleisteten Installations- und Wartungsaufträgen ermöglicht Ihnen und allen Mitarbeitern eine hochwertige Serviceleistung. Wenn Sie für Ihre Kunden auch auf schnellem Weg erreichbar sein wollen, bieten sich für Unternehmen moderne Kommunikations-Tools wie etwa „WhatsApp Business“ an. Gerade in Notfällen, wie etwa dem Ausfall von Kälteanlagen, ersparen Sie sich und Ihrem Kunden wertvolle Zeit in der Telefonwarteschleife. Schauen Sie nach Tools, die die Organisation des laufenden Betriebs unterstützen. Eine gute Wetter-App lässt zum Beispiel die nächste Hitzewelle regional so einplanen, dass Sie sich auf die damit zusammenhängenden vermehrt zu erwartenden Wartungs- und Reparaturarbeiten besser einstellen können und Arbeitskraft, Material und Zeit schon vorab kalkulieren können.
Sparen Sie Zeit und Geld mit digitalen Helferlein
Viele Geschäftsprozesse erleichtern in digitaler Form nicht nur Ihre Arbeit. Richtig eingesetzt senken sie Kosten und sparen so bares Geld. Das fängt mit dem Vermeiden von Papierdokumenten bei der Büroarbeit an und geht bis hin zur intelligenten Warenwirtschaft. Hier sinken die Kosten für Lagerhaltung und Materialbestellungen, wenn Einkauf und Einsatz aufeinander abgestimmt sind. Die digitale Unterstützung macht vor allem dann Sinn, wenn sie Ihnen außerdem Arbeitszeit einspart. Auch hier können kleine Veränderungen viel bewirken: Der Online-Terminkalender spart Abstimmungszeit, das Kontaktformular auf der Website optimiert den Kundenkontakt, ein guter FAQ-Bereich spart viel Support-Zeit am Telefon. Online aufrufbare Bedienungs- und Wartungsanleitungen erleichtern den Monteuren die Arbeit vor Ort.
Sichtbarkeit: Damit Ihre Kunden Sie finden
Gerade wenn das Geschäft brummt, bleibt oft keine Zeit, sich um einen eigenen Auftritt im Netz zu kümmern. Möglicherweise ist Ihre erste wichtige Maßnahme, an Ihrer eigenen digitalen Präsenz zu arbeiten. Eine funktionale Website bietet Ihnen nicht nur eine Reihe der oben erwähnten Vorteile. Sie sorgt auch dafür, dass Ihr Betrieb Teil des digitalen Marktes wird und Interessenten Sie online finden. Die kommende Generation an Auftraggebern, Kunden und Mitarbeitern sind Digital Natives. Sie sind mit digitalen Technologien aufgewachsen und daran gewöhnt, alles online und digital zu erledigen. Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit erregen Sie hier nicht mehr über die Gelben Seiten, sondern mit einer ansprechenden Website, die Sie als kompetenten Fachbetrieb und als interessanten Arbeitgeber präsentiert. Das ist Ihre Chance für den perfekten ersten Eindruck, die Sie unbedingt nutzen sollten.
Die richtigen Daten sinnvoll nutzen
Auch auf der fachlichen Ebene entwickeln sich Technologien in rasantem Tempo. Viele Geräte und Anlagen sind mittlerweile internetfähig und lassen sich entsprechend vernetzen. Die hier entstehenden Daten können Ihnen wertvolle Hinweise zur Auslastung, zum Energieverbrauch oder zu auftretenden Fehlleistungen geben. Sie sollten mit diesen Daten umgehen können und die Schnittstellen im Griff haben. Möglicherweise wird bei einer Wartung oder Reparatur das erste Instrument Ihrer Installateure ein Tablet werden, mit dem sich die Betriebsdaten der Anlage direkt und vor Ort auslesen lassen. Denkbar sind auch Ferndiagnosen anhand der Datenreports, mit denen Sie den Einsatz vor Ort besser vorbereiten können. Im besten Fall können Sie anhand der gesammelten Daten und Analysen zusätzlich noch auf weitere Erkenntnisse rückschließen, etwa auf die Zusammenarbeit verschiedener Anlagenkomponenten. Damit können Sie die gegenseitigen Einflüsse besser ablesen und kontrollieren.
Aber auch innerhalb Ihres Betriebs entstehen große Datenmengen, die sich sinnvoll nutzen lassen und zu mehr Effizienz führen können. Auf Ihrer Webseite bieten Besucherzahlen und das Suchverhalten direkten Einblick, was Ihre Kundschaft interessiert, welche Unterseiten häufig besucht und welche Services häufig angeklickt werden. Vielleicht können Sie so ermitteln, welche Ihrer Angebote Sie noch weiter ausbauen könnten, wo Ihre Kunden noch mehr Information brauchen oder welche Seiten eher uninteressant sind. Das gilt auch für soziale Medien: Auch hier können Sie ein Gefühl für die Wünsche und Probleme Ihrer Kunden und Interessenten bekommen. Digitalisierung hat vor allem mit Daten zu tun. Lernen Sie, aus den Daten die für Sie richtigen Erkenntnisse zu ziehen.
Hilfe gibt es von öffentlicher Hand
Gerade bei kleinen und mittelgroßen Betrieben liegt der Fokus klar auf dem Tagesgeschäft. Meist fehlt es hier an der Zeit und der notwendigen Expertise, sich mit dem Thema Digitalisierung intensiv auseinanderzusetzen. Schon der eigene Internetauftritt, der für viele digitale Prozesse als Schnittstelle dient, kann eine deutliche Hürde darstellen – vor allem dann, wenn er mehr Funktionen bieten soll als eine Online-Visitenkarte. Auf lange Sicht ist es auch wichtig, eine passende Digitalstrategie zu entwickeln. Sonst besteht die Gefahr, dass die vielen einzelnen Prozesse zwar angestoßen, aber nicht aufeinander abgestimmt und damit nicht zielführend sind. Einzelne Silos und Anwendungen, die nicht ineinander greifen, verursachen im schlimmsten Fall mehr Aufwand als Nutzen.
Beratung, Hilfe und Förderprogramme zu Ihrer Digitalstrategie gibt es von verschiedenen öffentlichen Stellen: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie bietet beispielsweise Fördermodelle an, ebenso viele Bundesländer. In Hessen können Unternehmen im sogenannten Digitalisierungs-Check ihren individuellen Digitalisierungs-Reifegrad testen.
Haben Sie Mut und packen Sie es an! Schauen Sie sich um – welche guten Beispiele gibt es in Ihrer Branche? Was genau wurde dort umgesetzt? Vernetzen Sie sich und lernen Sie voneinander. Dann klappt es mit der digitalen Aufrüstung.
