Steuerliche Gestaltung einer Verabschiedungsfeier
Betriebsveranstaltung oder nicht, das ist hier die Frage
Die Beendigung des Berufslebens bzw. der Tätigkeit für einen Kälte- und Klimabetrieb ist ein bedeutendes Ereignis – in erster Linie für den Betroffenen, aber auch für das Betrieb, vor allem wenn ein wichtiger Akteur aufhört. Mit einer würdigen Verabschiedung signalisiert der Betrieb den weiteren Mitarbeitern, dass diese nicht nur ein „Kostenfaktor“ sind, sondern wertgeschätzt werden, auch wenn sie zukünftig nicht mehr aktiv sind. Je nach Gestaltung der Verabschiedungsfeier können auf den Betrieb jedoch unterschiedliche Kosten zukommen.
Oft war die Person ein Ansprechpartner für die Geschäftspartner, womit der Einführung des Nachfolgers entsprechende Bedeutung zukommt. Diese Situation liegt in besonderem Maße bei Mitgliedern der Betriebsleitung vor, weshalb für Verabschiedungen häufig ein festlicher, größerer Rahmen gewählt wird. Oft werden Geschäftspartner eingeladen, um die Gelegenheit zu nutzen, diesen den Nachfolger vorzustellen und die Kontinuität der Geschäftsbeziehung zu gewährleisten.
Gilt eine Verabschiedung als Betriebsveranstaltung, hat dies erhebliche, steuerliche Vorteile. Allerdings hat der Fiskus diese Sichtweise bisher abgelehnt. Ein aktuelles Urteil des Niedersächsische Finanzgericht, 23.04.2024 - 8 K 66/22, erkennt eine Verabschiedung als Betriebsveranstaltung an, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu legt das Finanzgericht die folgenden Kriterien fest:
Der Arbeitgeber ist der Gastgeber (Organisation, Finanzierung).
Die Gästeliste wird überwiegend nach geschäftlichen Gesichtspunkten zusammengestellt.
Die Abschiedsfeier findet am Firmensitz statt.
Der Nachfolger wird auf der Veranstaltung vorgestellt.
Die Teilnahme privater Gäste des zu verabschiedenden Mitarbeiters erfolgt nur in geringem Umfang.
Im Gegensatz zu einer Betriebsfeier müssen nicht alle Mitarbeiter eingeladen werden.
Üblicherweise werden die Eingeladenen nicht an den Kosten beteiligt. Dies würde auch dann erfolgen, wenn sie nicht für die Teilnahme bezahlen, aber einen sog. geldwerten Vorteil erhalten, den der Einzelne in seiner persönlichen Steuererklärung ausweisen müsste. Deshalb erfolgt im Regelfall die Versteuerung des geldwerten Vorteils durch den einladenden Betrieb.
Zuwendungen des Betriebs an seine Mitarbeiter im Rahmen von Betriebsveranstaltungen bleiben bis zu einem Betrag von 110 Euro je Teilnehmer und Feier steuerfrei. Darüber hinaus liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Im Gegensatz zu einer Freigrenze muss bei einem Freibetrag lediglich der übersteigende Betrag versteuert werden. Das wären bei einer Feier für 140 Euro je Person 30 Euro. Bei Überschreiten des Freibetrags ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags durch den Betrieb mit 25 Prozent möglich. Dieser Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr.
Handelt es sich bei einer Einladung nicht um eine Betriebsveranstaltung, müsste der gesamte Betrag, der je Teilnehmer aufgewandt von den Teilnehmern als geldwerter Vorteil versteuert werden. Um dies zu vermeiden, versteuert der einladende Betrieb die Kosten meistens pauschal, wobei 30 % des Aufwands anfallen. Dieses Vorgehen wird üblicherweise bei Einladung zu Veranstaltungen wie einem Konzert oder einem Fußballspiel gewählt.
Die folgende Bespielrechnung zeigt den finanziellen Unterschied der beiden Methoden auf.
Zur Verabschiedung eines Betriebsleiters werden bspw. 120 Gäste eingeladen, die Kosten je Teilnehmer betragen 150 EUR, insgesamt 18.000 EUR.
Im Rahmen einer Betriebsveranstaltung müssen je Teilnehmer 40 EUR, insgesamt 4.800 EUR versteuert werden. Die Versteuerung erfolgt pauschal durch den Betrieb mit 25 %., insgesamt fallen 1.200 EUR an.
Handelt es sich bei der Verabschiedung um keine Betriebsveranstaltung werden 18.000 EUR als Geschenk mit 30 % versteuert, es fallen 5.400 EUR Belastung an.
Die Reduzierung der Steuerlast von 4.200 EUR sollte den Aufwand die Veranstaltung als Betriebsveranstaltung zu konzipieren und diese Ansicht gegenüber dem Finanzamt zu vertreten mehr als rechtfertigen.
