Intelligenter Zahlenlotse

Zwar sind die Auftragsbücher der Kälte-Klima-Unternehmen gut gefüllt, jedoch machen sich auch hier die zahlreichen Störungen in den Lieferketten sowie die schwer kalkulierbaren Materialkosten bemerkbar. Zunehmend verzögern sich Projekte. Umso wichtiger ist es gerade in diesen wirtschaftlich unruhigen Zeiten, schnell und einfach einen sicheren Überblick über die aktuelle und zukünftige finanzielle Aufstellung des Betriebes zu erhalten: „Wie hat sich das Unternehmen in den vergangenen Monaten entwickelt?“, „wie sehen die zukünftigen Zahlen aus?“ und „wo müssen gegebenenfalls Einsparungen vorgenommen werden?“

Innovative Software beantwortet diese Fragen einfach und schnell: „Insbesondere für kleine und mittelgroße Kälte-Klima-Fachbetriebe stellt eine intelligente Finanzbuchhaltungssoftware (Fibu) ein einfach und effizient einsetzbares, strategisches Steuerungsmittel dar“, erklärt Markus Schäfer, Leiter Vertrieb des Karlsruher Softwarespezialisten für Rechnungswesenlösungen syska. „Die Software erhebt verlässliche Daten zu Umsatz und Kosten, um eine exakte Planung und Analyse schnell und ohne großen Aufwand durchführen zu können. Das erleichtert den Alltag erheblich.“

Innovatives Schnittstellensystem

Zusätzlich kann die Fibu den Unternehmen helfen, sich digitaler aufzustellen und einen weiteren Schritt in Richtung 4.0 zu wagen: Manuelle Eingaben entfallen zunehmend, sie werden von der Technik fehlerfrei ausgeführt. Die Softwarelösung sollte deshalb über eine hohe Integrationsfähigkeit und ein intelligentes Schnittstellensystem verfügen. Als Herzstück des Unternehmens stellt die Fibu-Software keine Insellösung dar, sondern bezieht ihre vielfältigen Daten und Zahlen mittels der Schnittstellen aus anderen Softwareprogrammen wie Lohn und Gehalt. So können ein sicherer Transfer und die effiziente Weiterverarbeitung wichtiger Daten garantiert werden.

Controlling mit Blick in die Zukunft

Die Fibu-Software sammelt nicht nur die wichtigsten Kennzahlen, sondern stellt sie einfach und vor allem auch schnell zur Verfügung. Komplexe Abfragen können Nutzer unkompliziert durchführen. Ferner bietet die Fibu-Lösung besonders detaillierte Analysen sowie eine übersichtliche Darstellung von Gewinn- und Verlust-Rechnungen. Schließlich ist es überlebenswichtig, laufend zu überprüfen, ob ausreichend liquide Mittel vorhanden sind. Nur so lässt sich eine drohende Zahlungsunfähigkeit, die letztendlich sogar zur Insolvenz führen kann, bereits im Ansatz erkennen und im besten Fall gänzlich vermeiden.

Auf Knopfdruck listet die Software alle Standardgrößen wie Umsatz, sonstige Erlöse, Aufwendungen, Abschreibungen oder Zinsen nutzungsfreundlich auf. Auswertungs- und Vergleichszeiträume für die Umsatzstatistik sind zudem frei bestimmbar. Auch graphisch lassen sich die Ergebnisse umsetzen: So kann mit Hilfe einer Zeitachse die Veränderung der Zahlen umgehend sichtbar gemacht werden.

Neben den Auswertungen vergangener Perioden bildet die Softwarelösung auch die Zukunft ab. Ausgehend vom aktuellen Bankguthaben und dem Offene-Posten-Bestand mit Zahlungszielen besteht die Möglichkeit, wochen- oder monatsgenau die verfügbare Liquidität des Betriebes zu berechnen.

Einen besonderen Mehrwert für die Unternehmen stellt die ergänzende Verknüpfung mit Microsoft Excel dar. Mit einem Klick holt sich das Microsoft-Office-Programm jederzeit die Zahlen aus der Fibu-Software – und zwar in Echtzeit. Die Auswertung wird individuell nach den eigenen Anforderungen des jeweiligen Betriebes einmal in Excel erstellt. Danach sind die aktuellen Werte per Klick abrufbar. „Fehler durch manuelles Erfassen der Daten und langwierige Abstimmungsprozesse entfallen. Alle Auswertungen lassen sich schnell in ein PDF umwandeln und via E-Mail versenden. Ein zeitsparender Vorteil für die Übermittlung an externe Dienstleister wie beispielsweise den Steuerberater“, so Markus Schäfer.

Zeitsparender Buchungsalltag

Nicht zu vernachlässigen ist natürlich auch das Buchen an sich. Ein intelligenter Aufbau und eine gute Benutzerführung der Fibu führen dazu, bei alltäglich anfallenden Tätigkeiten Zeit zu sparen. Genauso wichtig ist eine klar strukturierte und nutzungsfreundliche Oberfläche, um einen guten Überblick über die laufenden Buchungen zu erhalten. Sinnvoll ist es auch, wenn sich Funktionsmenüs und Icon-Leisten individuell konfigurieren lassen – so kann sich jeder Nutzer seine Oberfläche flexibel und übersichtlich selbst gestalten.

Automatische Vorlagen für die alltäglichen Geschäftsvorfälle wie individuell angepasste Buchungsschablonen helfen, den Zeitaufwand weiter zu reduzieren. So gestaltet sich die Kontensuche sehr einfach. Mit nur einem Klick ist der passende Kontensatz schnell und bequem aufgerufen. Dank einer übersichtlichen Offene-Posten-Liste – gestaffelt nach einzelnen Mahnstufen – lässt sich auch erkennen, welcher Auftraggeber an die Zahlung erinnert werden muss.

Ein einfaches und schnelles Buchen ist auch bei Fremdwährungen garantiert: „Wir haben uns für die syska ProFI entschieden, da wir auch Fremdwährungen verbuchen und dies mit dieser Software unkompliziert und sicher ist“, sagt Gabi Ziegler, Geschäftsführerin der KAKO Kälte Konzept GmbH, die sich auf Kälte-Klimatechnik und Verfahrenslösungen für Bäckereien, Gewerbe und Industrie spezialisiert hat. „Die syska ProFI ist seit Firmengründung vor 14 Jahren bei uns konstant im Einsatz.“

Über eine konfipay-Integration lassen sich beispielsweise im Online Banking beliebig viele Konten von verschiedenen Geldinstituten einbinden. Darüber hinaus sorgt die Übertragung von Überweisungen an den Webservice mit nur einem Klick oder die Unabhängigkeit von Banking-Software-Updates für deutlich höheren Komfort. Ein Befehl reicht aus, um Überweisungen dateilos und ohne Medienbruch zu tätigen. Auch im Hinblick auf die Datensicherheit ein klares Plus, denn sensible Zahlungsverkehrsdaten werden nicht in Clearingdateien zwischengespeichert.

Gewappnet für die neue Arbeitswelt

„Regelmäßige Software-Aktualisierungen sind natürlich Pflicht“, erklärt Markus Schäfer. „Denn die Software muss auch den Import von Dateien garantieren (Bilddateien, PDFs, ZUGFeRD 2.0 und XRechnung), aus diesen Belegen vollautomatisch Buchungen erzeugen und dann miteinander verknüpfen. So lässt sich später sehr einfach, zum Beispiel aus dem Buchungsjournal, die Rechnung zu einer Buchung anzeigen. Insbesondere die mittlerweile immer stärker verbreiteten elektronischen Rechnungen sollte eine intelligente Software verarbeiten können. Zudem reduzieren sich Nachkontrollen auf ein Minimum.“

Dank ihrer ausgefeilten Controlling- und Reportinginstrumente liefert eine intelligente Fibu die wesentlichen Entscheidungsgrundlagen, um den Kälte-Klima-Fachbetrieb tagtäglich gerade in herausfordernden Zeiten erfolgreich zu leiten und in die Zukunft zu führen. Dazu zählt auch die Entwicklung hin zu einem digitalisiert aufgestelltem Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.