Neues Homeoffice – alte Arbeitsmittel
Belege aufbewahren lohnt sich in jedem Fall
Mit der Corona-Pandemie hat sich das Arbeitsleben drastisch verändert. Insbesondere die Möglichkeit, zumindest teilweise im Homeoffice zu arbeiten, hat drastisch zugenommen. Vor der Corona-Pandemie 2019 wurden laut einer Bertelsmann Studie in 3,7 Prozent der bundesweiten Stellenanzeigen diese Möglichkeit eingeräumt – 2023 dagegen in 17,6 Prozent, wobei alle Stellenanzeigen einbezogen wurden, auch solche, bei denen Heimarbeit nicht möglich ist. In manchen Fällen waren Büroausstattungen, Rechner, Monitore, Drucker usw. schon vorher eventuell aus anderen Gründen vorhanden. Wie sieht es mit den steuerlichen Anrechnungsmöglichkeiten insgesamt aus?
In der Kälte-Klima-Branche sind entsprechende Einschränkungen aufgrund der praktischen Tätigkeit beim Kunden naturgemäß vorgegeben. Dennoch können einzelne Mitarbeiter das Homeoffice nutzen. Je spezialisierter das Jobangebot, umso höher die Quote an Homeoffice-Angeboten. Bei IT-Fachleuten beträgt diese mittlerweile 62 Prozent, was im Umkehrschluss bedeutet, dass eine Suche nach solchen Spezialisten ohne die Einräumung der Möglichkeit, zumindest teilweise von zuhause zu arbeiten, kaum erfolgreich sein wird.
Zwar mag die Möglichkeit des Homeoffice plötzlich entstanden sein, viele Mitarbeiter haben die notwendigen Geräte jedoch bereits vorher besessen. Vielleicht wurde ein Büroarbeitsplatz für ein Kind in der Ausbildung eingerichtet oder für die eigene Weiterbildung genutzt. Dann sind beispielsweise ein Schreibtisch und ein Bürostuhl und ein Laptop oder PC vorhanden. Diese wurden zwar für eine Tätigkeit Zuhause, nicht jedoch für ein formal vereinbartes Homeoffice genutzt.
Allerdings können Kosten auch dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn die Anschaffung längere Zeit zurückliegt. Entscheidend ist die wirtschaftliche Nutzungsdauer, die das Bundesfinanzministerium festlegt. In der Abschreibungstabelle werden unterschiedliche Wirtschaftsgüter behandelt, wobei der unter Punkt 6 angeführte Betriebs- und Geschäftsausstattung die größte Bedeutung zukommt. So werden beispielsweise PC und Notebook über drei Jahre abgeschrieben, Kameras und Monitore über sieben Jahre, Büromöbel sogar über 13 Jahre. Damit können Anschaffung kurz nach der Jahrtausendwende noch steuerlich ansetzbar sein und das zu versteuernde Einkommen reduzieren.
Ist wegen intensiven Gebrauchs oder wegen technischer Neuerungen die Nutzungsdauer kürzer als vom BMF vorgesehen, kann eine geringere Nutzungsdauer ansetzt werden. Eine geringe Nutzungsdauer liegt üblicherweise bei gebrauchten Gütern vor. Die Güter müssen nicht bei einem gewerblichen Händler erworben werden, vielmehr ist auch ein Erwerb von Freunden oder Verwandten möglich, wobei allerdings der Preis den Marktgegebenheiten entsprechen sollte und ein schriftlicher Vertrag sowie die Zahlung mittels Banküberweisung die Nachweispflichten erfüllen.
Wurde beispielsweise ein Schreibtisch 2020 zum Preis von 760 EUR erworben, kann dieser noch über neun Jahre abgeschrieben werden. Wird die jährliche Abschreibung von 58 EUR genutzt, können insgesamt 522 EUR angesetzt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungswert unter 800 EUR (netto) können im Erwerbs- bzw. Zugangsjahr vollständig abgeschrieben werden. Einzige Ausnahme stellen Computerhardware und -software dar.
Wirtschaftsgüter die zu mehr als 90 % beruflich genutzt werden und unterhalb der 800 EUR Grenze liegen, können im Jahr des Erwerbs steuerlich vollständig geltend gemacht werden. Entsprechend könnten die 522 EUR vollständig die steuerliche Belastung reduzieren. Wird das Wirtschaftsgut nur zu 50 % beruflich genutzt, können entsprechend 261 EUR angesetzt werden.
Dabei können durchaus ungewöhnliche Arbeitsmittel angeführt werden. Ob ein Bücherregal oder ein externer Monitor, sogar ein Smartphone oder -TV. Soweit die Kaufbelege vorhanden sind, kann das Finanzamt im schlimmsten Fall die Position streichen.
Selbst wenn alle Gerätschaften vom Arbeitgeber gestellt werden, können noch Steuern gespart werden. Wenn es auch gesetzlich vorgegeben ist, erkennen die Finanzämter mit der Ausnahme von Sachsen 110 EUR als pauschale Angabe jährlich an. Auch hier droht schlimmstenfalls die Streichung, falls der Fiskus Belege anfordert, die nicht vorhanden sind.
Auch wer (bisher) nicht im Homeoffice arbeitet, sollte deshalb die Kaufbelege von Vermögensgütern, die unter Umständen später einem Homeoffice zugeordnet werden können, aufbewahren. Dies kann auch dann interessant werden, wenn beispielsweise der Ruhestand angetreten und eine weitere Tätigkeit später aufgenommen wird. In den bis zu 13 Jahren, die steuerlich relevant wären, können sich Entwicklungen ergeben, die heute kaum vorhersehbar sind.
Ob der Aufwand lohnt, muss der Leser entscheiden. Dabei ist allerdings nicht der Durchschnittssteuersatz anzusetzen, sondern der Grenzsteuersatz, welcher auf den letzten, zusätzlich verdienten Euro anfällt. Selbst Durchschnittsverdiener erreichen hier rasch Werte von über 40 %.
