E-Rechnungs-Pflicht als Türöffner fürs digitale Büro

Zum 1. Januar 2025 schreibt das Wachstumschancengesetz allen Unternehmen im inländischen Business-to-Business die elektronische Rechnung (E-Rechnung) vor^[1]. Damit gemeint sind nicht bloße PDF-Rechnungen, sondern strukturierte maschinenlesbare Datensätze, die digital verschickt, empfangen und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können. Gängige Formate hierfür sind insbesondere die XML-basierte XRechnung, die hybrid für Mensch und Maschine lesbare Spezifikation ZUGFeRD^[2] sowie das elektronische Transferverfahren EDI^[3] mit seinen mehreren Varianten bzw. Subsets.

Scan-Vorgänge bei der Gehring Group
Bild: Gehring Group

Dabei gilt: Auch wenn die fehlende Einheitlichkeit der Übertragungswege dies erschwert, müssen die Adressaten ungeachtet geltender Übergangsfristen bereits zum Stichtag alle E-Rechnungen zuverlässig empfangen und verarbeiten können. Daran führt kein Weg vorbei. Die Gehring Group (https://gehring.group), Spezialist für Aktenarchivierung, -logistik und -pflege aus Oberhausen, empfiehlt daher, die Notwendigkeit als Chance zu begreifen und zeitnah eine digitale Poststelle einzuführen. Diese nämlich verhindert Medienbrüche, indem alle eintreffenden Briefdokumente maschinenlesbar gescannt, verschlagwortet und in die führenden IT-Systeme zur Weiterleitung an die zuständigen Personen überführt werden – inklusive E-Rechnungen in abweichenden Formaten, wenn sie vom eingesetzten FiBu-System nicht interpretiert werden können.

„Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Schon in wenigen Jahren wird man sich nicht mehr vorstellen können, ehemals umständlich offline fakturiert und kontiert zu haben“, prognostiziert Nils Gehring, geschäftsführender Gesellschafter der Gehring Group. „Das gilt umso mehr für die digitale Poststelle als bedeutendem Meilenstein auf dem Weg der digitalen Transformation. Wer sie eingeführt hat, mag sich kaum noch an die sprichwörtlich steinzeitlichen Verfahren zuvor erinnern. Daher sollte man jetzt Nägel mit Köpfen machen und besser gleich komplett die digitale Poststelle einführen. Diesen Schritt begleiten wir gern mit unserem vielfach bewährten Einführungskonzept, das auf der Grundlage langjähriger Expertise im Umgang mit digitalen Dokumenten entstanden ist.“

Mehr Flexibilität, Effizienz und Sicherheit im Büroalltag

Die digitale Poststelle hebt den Medienbruch auf, indem relevante elektronische mit Briefpost an zentraler Stelle zusammengeführt wird, um sie für die Weiterbearbeitung über das maßgebliche Kundensystem vorzubereiten. Dies ist notwendig, um nachgelagert Workflows etablieren zu können, über die alle Dokumente (in Echtzeit und über die physischen Grenzen des Unternehmens hinaus) schnell und sicher an die zuständigen Stellen gelangen – inklusive Stellvertreterkonzepten. Auf diese Weise ersparen digitale Poststellen mit ihrem hohen Automatisierungsgrad Zeit und Geld, zudem minimieren sie Fehlerpotenziale wie etwa manuelle Fehlkontierungen in der Buchhaltung.

Digitale Poststelle in grafischer Darstellung
Bild: Gehring Group

Die Gehring Group hat basierend auf ihren weitreichenden Erfahrungen ein Einführungskonzept entwickelt, das den schnellen und sicheren Aufbau wie auch den fortlaufenden Betrieb digitaler Poststellen ermöglicht – wahlweise im eigenen Unternehmen oder ausgelagert. Neben einschlägigen Beratungsdienstleistungen steht die Gehring Group gleichsam als versierter Partner bereit für die Implementierung und Durchführung interner wie externer digitaler Poststellen.

Zur ganzheitlichen Vorgehensweise der Gehring Group gehört (bei der externen digitalen Poststelle) das Umleiten der Kunden-Eingangspost zur ausgelagerten Scan-Station. Dort wird gemäß der vorherigen Absprache mit dem Auftraggeber entschieden, welche Dokumente überhaupt zu scannen sind. Das Einlesen erfolgt mithilfe von OCR (Optical Character Recognition)-Technologie, woraufhin sich die Indexierung und Überführung in das jeweils führende Kundensystem anschließen. Dies eröffnet die generelle Möglichkeit, von dort die Eingangspost über individuell definierte Workflows zu verteilen. Abschließend kann (je nach Aufbewahrungspflicht) das Quellmaterial datenschutzkonform geschreddert und entsorgt oder im Hochsicherheitslager der Gehring Group archiviert werden.

Erklärvideo: Wie funktioniert eine digitale Poststelle?

 

[1] ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (Details finden Sie in einem aktuellen Beitrag in der KKA)

[2] „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

[3] „Electronic Data Interchange“