Abfederung gestiegener Mobilitätskosten der Mitarbeiter durch steuerliche Möglichkeiten

Steuerliche Möglichkeiten

Die sogenannte Entfernungspauschale wurde durch das Steuerentlastungsgesetz 2022 bereits ab dem Veranlagungszeitraum 2022 und ab dem 21. Entfernungskilometer von ursprünglich 0,30 EUR auf 0,38 EUR für die Jahre 2022 bis 2026 erhöht. Kälte-Klima-Fachbetriebe haben allerdings weitere steuerliche Möglichkeiten, einen Teil dazu beitragen, dass der tägliche Arbeitsweg ihre Mitarbeiter finanziell weniger belastet. Die Einsparung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen führt zu niedrigeren Gesamtkosten bei Arbeitgeber und gleichzeitig einem höheren Nettolohn beim Arbeitnehmer. Beide Seiten „gewinnen“, verglichen mit einer normalen Erhöhung des Arbeitsentgelts.

Fahrtkostenzuschüsse

Öffentliche Verkehrsmittel

Nutzt der Arbeitnehmer für seine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte öffentliche Verkehrsmittel, kann der Arbeitgeber dazu steuerfreie Zuschüsse leisten. Geregelt ist dies in § 3 Nr. 15 EStG. Wichtig ist, dass Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden, was in § 8 Abs. 4 EStG geregelt ist. Die Leistung darf nicht auf den Arbeitslohn angerechnet bzw. der Arbeitslohn darf im Gegenzug nicht gemindert werden. Auch bereits vereinbarte Lohnerhöhungen dürfen nicht kompensiert werden. Begünstigt sind sowohl Zuschüsse zum Ticketpreis (Barlohn) als auch die Zurverfügungstellung von Tickets als Sachbezug.

Während eine Lohnerhöhung voll der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht unterliegt, kann eine auf diese Weise gezahlte Unterstützung lohnsteuer- und beitragsfrei in der Sozialversicherung erfolgen. Dies spart Kosten auf Seiten des Arbeitgebers – dieser muss bspw. keinen Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungen entrichten – und gleichzeitig kommt beim Mitarbeiter mehr an, als bei äquivalenten Lohnerhöhungen. Zu beachten ist aber, dass diese Leistungen den Werbungskostenabzug des Mitarbeiters mindern, der Nachteil ist je nach individuellen sonstigen Werbungskosten verschieden. Der Arbeitgeber hat diese Zuschüsse in der Lohnsteuerbescheinigung nach § 41b Abs. 1 EStG aufzuführen.

Eigener Pkw

Fährt der Arbeitnehmer mit dem eigenen Pkw, scheidet ein steuerfreier Zuschuss nach § 3 Nr. 15 EStG aus. Aber auch hier bestehen vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeiten. So können Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte auch nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 EStG vom Arbeitgeber pauschal besteuert werden. Die pauschale Lohnsteuer beträgt dann 15%. Darüber hinaus sind nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV² keine Beiträge zur Sozialversicherung abzuführen. Zu beachten ist hierbei, dass die Leistungen nicht den Betrag übersteigen dürfen, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen der Pendlerpauschale abziehen darf. Diese wird durch den Zuschuss gemindert, was ebenfalls über eine Eintragung in der Lohnsteuerbescheinigung nachgehalten wird. Hierzu ein Beispiel:

Hat ein Mitarbeiter einen Fahrweg zur Arbeit von 50 km und sucht er die Arbeitsstätte an 15 Tagen innerhalb eines Monats auf (15 Tage können auch pauschal ohne Einzelnachweis unterstellt werden), steht ihm ein Werbungskostenabzug in Höhe von 261,00 EUR im Monat zu. Dieser ergibt sich aus 30 Cent für die ersten 20 km und 38 Cent für die weiteren 30 km, im Jahr 3.132 EUR. Wenn keine weiteren Werbungskosten vorliegen, was bei vielen Angestellten der Fall ist, wirken sich diese Kosten aber nur zu 1.932 EUR zusätzlich aus, da 1.200 EUR über den Werbungskostenpauschbetrag berücksichtigt werden.

Der Kälte-Klima-Fachbetrieb kann einem Mitarbeiter folglich, zusätzlich zum Arbeitslohn, 3.132 EUR jährlich auszahlen. Darauf hat der Arbeitgeber 15%, also 469,80 EUR, pauschale Lohnsteuer abzuführen. Der Arbeitgeber spart dafür aufgrund der Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung den Arbeitgeberanteil. Zählt man die Arbeitgeberbeiträge von Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zusammen, kommt man – je nach individuellem Zusatzbeitrag – auf rund 20%, die der Kälte-Klima-Fachbetrieb einspart. Deutlich mehr also, als ihn die pauschale Lohnsteuer von 15% (zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer) kostet.

Der Mitarbeiter erhält die 3.132 EUR netto ausgezahlt, somit deutlich mehr, als müsste er seine Beitragsanteile zu den Sozialversicherungen von ebenfalls rund 20% und zusätzlich die allgemeine Lohnsteuer abführen. Dieser verliert zwar den Werbungskostenabzug, was ihm die gezahlte Lohnsteuer (ggf. aufgrund der Anrechnung des Werbungskostenpauschbetrags nur anteilig) kompensiert hätte. Somit ist dies auch für ihn positiv.

Aus monetärer Sicht also ein interessantes Modell, um den Mitarbeiter von den hohen Kraftstoffkosten zu entlasten und dabei eine Möglichkeit, das Steuerrecht zu nutzen, sodass beide Seiten gewinnen.

Zu beachten sind aber auch einige Nachteile: Da sich diverse Versicherungs- bzw. Sozialleistungen am beitragspflichtigen Entgelt orientieren, wie beispielsweise das Arbeitslosengeld, das Kurzarbeitergeld, aber auch die Höhe der erworbenen Entgeltpunkte für die Rente, sollte Betroffenen bewusst sein, dass der Beitragsbefreiung in den Sozialversicherungszweigen gegebenenfalls Nachteile gegenüberstehen. Hier gilt es stets den Einzelfall zu betrachten, da sich diese Vor- aber auch Nachteile bei Überschreiten von Bemessungsgrenzen etc. auch ändern können.

Tankgutscheine

Die Zahlung von individuellen Fahrtkostenzuschüssen führt bei einer größeren Anzahl von Mitarbeitern zu einem administrativen Aufwand. So ist beispielsweise für die Ermittlung der Höchstbeträge die jeweilige Entfernung zum Arbeitsort relevant. Die Anzahl der Fahrten muss, wenn diese nicht pauschaliert werden sollen, nachgehalten werden. Zusätzlich kostet die Zahlung eines Fahrtkostenzuschusses trotz allem den Arbeitgeber 15% pauschale Lohnsteuer.

Eine weitere attraktive Möglichkeit, zumindest in einem kleinen Rahmen, ist die Gewährung eines lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Sachbezugs nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG. Der Höchstbetrag liegt bei 50 EUR im Kalendermonat. Dabei handelt es sich nicht um einen Jahresbetrag, sodass eine Zahlung von einmalig 600 EUR unzulässig ist. Eine Übertragung eines in einem Monat nicht genutzten Sachbezugs in einen Folgemonat ist ausgeschlossen. Ferner handelt es sich um eine Freigrenze. Wird diese in einem Monat überschritten, ist der gesamte Sachbezug steuerpflichtig.

Bei Gutscheinen gibt es allerdings, zusätzliche Voraussetzungen zu beachten. Es darf keine Barauszahlung möglich sein und eine Einlösung muss beschränkt sein. Ein Tankgutschein, der nur bei einer bestimmten Kette oder allgemein nur gegen Treibstoff eingelöst werden kann, erfüllt in aller Regel diese Voraussetzung. Diverse Tankstellenketten bieten entsprechende Modelle an, bei denen beispielsweise wieder aufladbare Tankkarten für die Mitarbeiter beschafft werden können, die der Arbeitgeber nach Belieben vollständig elektronisch aufladen kann, was den Verwaltungsaufwand im Rahmen hält. Bei der Aufladung ist die 50 EUR Monatsgrenze zu beachten, besonders auch dann, wenn neben dem Tankgutschein weitere lohnsteuerfreie Sachbezüge gewährt werden, die zusammengerechnet werden müssen, um die Grenze dann nicht zu überschreiten.