Auf die Zusammenarbeit kommt es an
Als Kälte-Klima-Fachbetrieb mit der passenden Software wachsen
Digitalisierung im Handwerk bedeutet nicht nur den Einsatz moderner Technologien, sondern auch das perfekte Zusammenspiel zwischen Software-Anbieter und Handwerksbetrieb. Denn sollen möglichst viele Funktionen einer Handwerkersoftware in einem Betrieb für bessere Arbeitsbedingungen und -prozesse sorgen, gilt es alle betrieblichen Herausforderungen zu erarbeiten, passende Lösungen zu finden und diese im Team für alle Beteiligten umzusetzen. Ein vertrauensvolles Miteinander entscheidet dabei über den Erfolg eines Software-Einsatzes, wie das Beispiel der frigoclim Kälte-Klima GmbH aus Niedernhall-Waldzimmern zeigt.
Seit 2019 setzt das baden-württembergische Unternehmen für Kälte- und Klimatechnik die Handwerkersoftware Streit V.1 der Streit Datentechnik GmbH ein. Seitdem hat sich vieles verändert. Zwar nutzte der Anbieter von Kältetechnik und individuellen Kältekonzepten für Gewerbe, Industrie und Privatpersonen schon zuvor eine Handwerkersoftware, stieß mit ihr aber an Grenzen. Gerade ein besonders wichtiger Bereich im Kälte-Klima-Sektor – die Wartung – konnte mit der alten Technik nicht ausreichend aufgeschlüsselt werden. Durch das neue Programm gelang es, diesen Bereich vollständig zu digitalisieren, wodurch eine umfassende Verwaltung der Wartungsobjekte im Büro und auf der Baustelle möglich wurde. Doch nicht nur hier profitieren die 30 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von übersichtlicheren und zeitsparenderen Prozessen, sondern in ihrem gesamten Geschäftsalltag – sei dieser im Büro oder direkt auf der Baustelle. Sowohl das Büro-Team, das derzeit aus acht Personen besteht, als auch die Monteure sind an ihren Arbeitsplätzen nun mit der Handwerkersoftware ausgestattet. Dabei wird den Mitarbeitern freigestellt, welches Smartphone sie nutzen. So erfolgt zum Beispiel die Zeiterfassung per App sowohl über Android- als auch über Apple-Geräte.
Wachsende Anforderungen kinderleicht umsetzen
Da sich der Kälte- und Klimabetrieb innerhalb der letzten fünf Jahre kontinuierlich weiterentwickelt hat, entstanden auch weitere Anforderungen an die Software. Die Software ist für den Fachbetrieb nach wie vor eine zukunftssichere Lösung. „Mittlerweile nutzen wir wesentlich mehr Funktionen und Module als noch vor fünf Jahren..“, erklärt Daniela Lober, die kaufmännische Leiterin der frigoclim Kälte-Klima GmbH, die die Software-Umstellung von Anfang an betreut. Ob digitales Archiv, Stammdatenverwaltung, Auftragsbearbeitung, Projektabwicklung, Lager oder Zeiterfassung – die Software wird in fast allen Bereichen eingesetzt. Auch der Einkauf, die Rechnungsprüfung und der Wareneingang erfolgt komplett über sie. Zudem wird, wo es möglich ist, mit ZUGFeRD-Rechnungen gearbeitet, um den Papierverbrauch zu minimieren. Einzig die Buchhaltung werde derzeit noch extern abgewickelt, dank der DATEV-Schnittstelle können die Belege aber auch hier digital übergeben werden.
Einfachere Archivierung, mehr Transparenz, bessere Wartung
Gerade in der Archivierung der Dokumente, E-Mails und der Kundenhistorie sieht Daniela Lober große Vorteile. So könne man stets nachverfolgen was, wann und wie stattgefunden, abgewickelt und besprochen wurde, welche Anlagen verbaut sind und welche Aufträge es gab. Sie wünsche sich zwar an der ein oder anderen Stelle noch ein paar Klicks weniger, bis ein Dokument abgelegt ist, aber die neu entstandene Transparenz und Übersicht sei eine deutliche Arbeitserleichterung und birge viel Potenzial. Gerade bei der Objektverwaltung, der Abrechnung der Wartungsaufträge und dem Hinterlegen von Objektdaten und Messwerten unterstütze das Programm sehr. Hier könnte frigoclim laut Daniela Lober sogar noch mehr Mitarbeiter beschäftigen, um der Auftragslage gerecht zu werden. Denn besonders Industrieunternehmen legen großen Wert auf eine fristgerechte und vollumfängliche Wartung. Deshalb habe das Unternehmen auch im Rahmen der Wartungsaufträge begonnen, die App „Monteur+“ zu nutzen. Da diese vollständig mit der Hauptanwendung kompatibel ist, sind alle Daten im Büro und gleichzeitig auch direkt vor Ort abrufbar. Wartungsprotokolle werden vor Ort erstellt und direkt in der Software hinterlegt. Einmal erstellte Dokumente werden archiviert und können bei Bedarf zu jeder Zeit erneut herangezogen und überarbeitet werden. Das spart Zeit und vereinfacht die Protokollerstellung für die Monteure. „Gerade bei Industrieanlagen nimmt dieser Part enorm viel Zeit in Anspruch. Mit Streit V.1 sind wir deutlich schneller,“ kommentiert Daniela Lober. Auch reguläre Projekte werden mit der App abgewickelt. „Wir sind sehr froh, dass die Zeiten von handgeschriebenen Rapportzetteln im Auto vorbei sind“, fügt sie hinzu.
Rapport-Zettel spielten bei frigoclim aber neben der Wartungsabwicklung auch beim Festhalten gesonderter Werte in der Kältetechnik eine Rolle. Auch dies ist nun Geschichte. Mit der Handwerkersoftware erstellt der Kälte- Klima-Fachbetrieb nun ganz individuelle, auf die Betriebsabläufe abgestimmte Checklisten, in die beispielsweise die gesonderten Werte eingetragen werden. So werden mit diesen Checklisten sowohl eine reibungslose Inbetriebnahme und Abnahme gewährleistet als auch das Erstellen von Protokollen beschleunigt.
Das Miteinander als Schlüssel zum Erfolg
Da die Software einen großen Funktionsumfang hat, sei es entscheidend, sich ausreichend damit zu befassen und dranzubleiben, meint Daniela Lober: „Es lohnt sich stets am Ball zu bleiben. Jedes Modul hat viele Funktionen, die einem die Arbeit erleichtern, die man aber nicht unbedingt kennt“. Deshalb sei die regelmäßige und individuelle Betreuung durch einen persönlichen Ansprechpartner besonders wichtig. Gerade der quartalsweise Besuch der persönlichen Streit V.1-Beraterin sei Gold wert: denn dabei werden neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geschult, individuelle Themen besprochen und Verbesserungspotenziale aufzeigt. „Das Gesamtpaket aus Software und Support stimmt einfach. Auch der telefonische Support ist sehr gut geschult und hilft schnell.“, so Daniela Lober.
Doch nicht nur die vertrauensvolle Arbeit zwischen Software-Anbieter und Anwenderfirma ist entscheidend, sondern auch der Wille aller beteiligter User, sich auf die Software einzulassen und mit ihr auseinanderzusetzen. Deshalb muss das gesamte Personal von Anfang an in das Projekt „Software-Einsatz“ eingebunden werden, damit sie das Programm wie gewünscht nutzen und es sein volles Potenzial entfalten kann. Es sollten Arbeitsabläufe genau definiert und die Bedienung des Programms intensiv geschult und besprochen werden. Denn nur wenn die Software und die Daten gut gepflegt sind, werden digitale Abläufe und Workflows reibungslos funktionieren und die gewünschte Zeitersparnis und Effizienz im gesamten Unternehmen erreicht.
Fazit
Für frigoclim hat sich die Software-Umstellung rückblickend vollends gelohnt. Denn sie hat nicht nur Arbeitsabläufe deutlich vereinfacht, Prozesse optimiert und den Wartungsbereich digitalisiert, sondern liefert auch zu jeder Zeit einen Überblick über Geschäftszahlen, laufende Projekte, Auswertungen und Übersichten. In der jetzigen Phase sei dies besonders wichtig. Wartungs- und Serviceaufträge gebe es genug, auch die Auftragslage ist entgegen der allgemeinen Wirtschaftslage durch die breite Aufstellung der frigoclim Kälte-Klima GmbH weiterhin sehr gut. Einzig der Mangel an Fachkräften verlangsamt das weitere Wachstum. Um trotzdem den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden, bedarf es durchlässiger und schlanker Prozesse, die erst durch die gut integrierte Software ermöglicht werden. Daniela Lober betont: „Mit Streit V.1 sind wir langfristig gut und zukunftssicher aufgestellt. Und auch wenn der Schritt ,Softwarewechsel‘ für uns ein großer war, haben wir den Wechsel nie bereut. Vor allem die gute Zusammenarbeit und der stetige Austausch mit unserer Streit-Beraterin ist uns wichtig und passt perfekt.“
