Gut organisiert, kühl kalkuliert
Software optimiert Betriebsabläufe
Die Firma Weitzdörfer Kälte- und Klimatechnik (Frankfurt a. M.) ist spezialisiert auf Lösungen für Gewerbekunden. Dazu gehören Großküchen, Gastronomie, Kantinen, Labore und vieles mehr. In diesem Geschäft ist Zeit ein entscheidender Faktor: Fällt eine Kühlstelle aus, ist schnelle Hilfe gefragt. Deshalb ist der Service bei Weitzdörfer perfekt organisiert.
Inhaber Volker Weitzdörfer führt das Familienunternehmen bereits in der dritten Generation. Derzeit beschäftigt er acht Mitarbeiter – und hätte durchaus Kapazität für mehr. Seine Erfolgsstrategie: „Wir punkten durch zeitnahen und zuverlässigen Service. So halten wir nicht nur bestehende Kunden, sondern gewinnen auch neue dazu.“ In der Praxis bedeutet das eine echte Herausforderung. Der Grund: Zu den regelmäßigen Wartungen kommen ständig eilige Reparaturaufträge hinzu – und dann muss schnell ein Monteur verfügbar sein.
Auf die richtige Organisation kommt es an
Insgesamt führt das Team von Weitzdörfer 50-60 Aufträge pro Woche durch, im Sommer sogar noch mehr. Um diese Flut zu bewältigen, nutzt das Unternehmen seit zehn Jahren die Betriebssoftware “Powerbird“ von Hausmann Wynen (www.powerbird.de). Der Hauptgrund für den Umstieg: „Wir hatten vorher drei verschiedene Programme für Warenwirtschaft, Lohn, Buchhaltung. Da passte nichts zusammen“, erzählt Volker Weitzdörfer. Als er auf einer Messe „Powerbird“ entdeckte, wurde ihm schnell klar, wie viel Zeit und Aufwand er damit sparen konnte. Denn mit dieser Software konnte er alles abdecken, was er für seinen Betrieb braucht. Ein Beispiel: Dank Terminkalender und Wartungsmodul sind Mitarbeiterplanung und die Verwaltung der Wartungsaufträge extrem einfach und übersichtlich.
Mit Kleinaufträgen flexibel reagieren
Um bei den „Notfall-Einsätzen“ möglichst schnell reagieren zu können, nutzt Weitzdörfer das Modul „Kleinaufträge“. Schon während der Kunde anruft, lässt sich im Handumdrehen ein Auftrag anlegen, auf den alle Leistungen laufen. Ein Blick in den Kalender zeigt sofort, welcher Monteur die Situation vor Ort begutachten kann. Die Aufträge werden dann einfach ausgedruckt und von den Mitarbeitern mitgenommen, welche die Reparaturen ausführen. Weil im Lager ebenfalls ein PC steht, können sie anhand des Auftragszettels gleichzeitig überprüfen, ob alles Notwendige eingeladen ist. So werden die Aufträge ebenso zügig wie zuverlässig erfüllt – und das können im Sommer schon einmal 400 pro Monat sein.
Nach erfolgter Reparatur wird aus Auftrag, Lieferschein und Arbeitsstunden mit wenigen Mausklicks die Rechnung erstellt – fertig. Egal ob Kleinauftrag oder Installationsprojekt: Alle wesentlichen Daten sind direkt im jeweiligen Projekt verfügbar. Das geht nicht nur schneller, sondern spart auch Papier. Inzwischen werden bei Weitzdörfer alle Kundenanrufe, Bestellungen, Rückfragen, Reklamationen etc. mit der Software erfasst und sind jederzeit abrufbar.
Unternehmensplanung spart bares Geld
Das Tagesgeschäft bei Weitzdörfer ist also deutlich einfacher geworden. Doch was noch wichtiger ist: Es wurde auch rentabler. Als Volker Weitzdörfer das Modul zur Unternehmensplanung zum ersten Mal ausprobierte, war er begeistert: „Damit wusste ich nach einem Abend, was falsch lief.“ Die Lohnkosten waren bei vielen Projekten zu niedrig angesetzt, dafür waren die laufenden Kosten für das Unternehmen zu hoch. Weil er auch die Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung über „Powerbird“ realisiert, konnte Weitzdörfer mit konkreten Zahlen verschiedene Szenarien simulieren. Schnell war klar, wo er sparen konnte und wie er die Stundenverrechnungssätze ansetzen muss, um rentabel und wettbewerbsfähig zu kalkulieren. Das Ergebnis hat ihn selbst überrascht: Bereits nach einem Monat konnten 4 % an Kosten eingespart werden.
Bei Weitzdörfer stimmt jetzt einfach alles: effiziente Betriebsorganisation, durchgängige Auftragsabwicklung, optimierte Kostenstruktur – und zufriedene Kunden. Für die Zukunft plant der Inhaber schon die nächsten Verbesserungen, die ihn und seine Mitarbeiter entlasten. „Das Thema Artikelanfrage wollen wir auf jeden Fall einbinden, das spart noch einmal Zeit und Aufwand,“ so Weitzdörfer.
