Transparenz und Effizienz dank umfassender Softwarelösung

Seit 1967 ist die Horst Zimmermann GmbH für Gewerbe und Privat ein kompetenter Partner rund um den Betrieb von Kälte- und Klimatechnischen Anlagen sowie Wärmepumpen. Martin Zimmermann, der den Familienbetrieb seit 1994 als Geschäftsführer in zweiter Generation führt, hat das organische Wachstum auf heute 65 Mitarbeiter und den Digitalisierungsprozess seither deutlich vorangetrieben. „Die Einführung der pds Software und pds Apps hatte für die Digitalisierung unserer Abläufe im Büro und auf den Baustellen einen maßgeblichen Einfluss. Bereits seit 2008 beschäftigen wir uns intensiv mit dem Thema Mobilität, um es unseren Mitarbeitern zu ermöglichen, Aufträge vollständig auf digitalem Weg zu übermitteln und abzuwickeln. Neben dem weitgehend automatisierten Angebotswesen, Auftragswesen und der einfachen Rechnungser­stellung für Projekte war für uns die Mobilität der größte Mehrwert der pds Software, die den Austausch von papier­basierten Dokumenten und damit verbundene redundante Erfassungsprozesse obsolet machte. Dies war schließlich der Startschuss für die Einführung der pds Software, die zusammen mit den pds Apps das Fundament für den weiteren ­Digitalisierungsprozess bildete“, führt Martin Zimmermann aus. „Die Software erlaubt es uns, auftragsbezogene Daten zwischen dem Büro und den Monteuren im Außendienst durchgängig auf elektronischem Wege auszu­tauschen. Seither können unsere Monteure im Service deutlich effizienter arbeiten, da sie alle für den Auftrag benötigten Informationen auf dem Mobilgerät im Zugriff haben und Daten in Echtzeit aus­tauschen können. Davon profitieren auch die Kollegen im Büro, die über alle Vorgänge auf dem Laufenden sind und direkt nach Auftragsdurchführung die Projektabrechnung machen können.“

Mehr Transparenz: Vorgänge und Leistungen sind lückenlos verfolgbar

Unabhängig von ihrem jeweiligen Standort bekommen die Monteure über die pds Service App ihre Aufträge vom Innendienst direkt auf das Tablet übermittelt, mit allen relevanten Informationen zum Projekt und einschließlich des benötigten Materialbedarfes. Zudem stehen den Monteuren für Installationen, Wartungen oder Reparaturen sämtliche Checklisten und Serviceberichte für den jeweiligen Auftrag digital zur Verfügung, was sowohl die Einarbeitung als auch die Auftragsdurchführung erleichtert. „Das ist ein Riesenvorteil: Jeder Monteur, der an der Anlage arbeitet, sieht über die pds Service App auf einen Blick, wer was wann an dem Objekt gearbeitet hat und wer für den Auftrag der aktuelle Ansprechpartner ist – mit aktueller Telefonnummer“, so Marcus Kriens, seit 2008 im Unternehmen und einer von 30 Monteuren im Serviceteam der Horst Zimmermann GmbH.

„Wir sind mit der Service-App heute einfach sehr viel unabhängiger. Wir müssen heute keine Umwege mehr fahren, um Aufträge im Büro abzuholen. Ob Wartung, Reparatur oder Serviceauftrag – wir erhalten die Auftragsdaten in Echtzeit auf das Mobilgerät und können beim Kunden vor Ort direkt den Auftrag abschließen. Und durch die Integration der Service-App mit der Mitarbeiter-App werden Ankunftszeiten, Pausenzeiten und Arbeitszeiten direkt auf das jeweilige Projekt gebucht“, ergänzt Service-Techniker Andreas Heller. Die gesamte Datenpflege kann heute vom Monteur bequem und einmalig auf der Baustelle erledigt werden. Wenn bei Neuinstallationen Gerätetypen oder Seriennummern der Anlagen noch nicht in der Software dokumentiert sind, können die Monteure diese direkt vor Ort über das Mobilgerät hinterlegen, ohne dass der Vorgang im Büro nachbearbeitet werden muss.

Neben der pds Service App kommt auch die pds Projekt App zum Einsatz, die es den Monteuren gestattet, die Vorgänge und Fortschritte auf den Baustellen einfach zu dokumentieren und Bautagebücher zu führen – und dies bereits ab dem Tag der Inbetriebnahme. Der gesamte Lebenszyklus der Anlage ist damit vollständig dokumentiert und lückenlos nachvollziehbar, so dass Mitarbeiter sowohl im Innen- als auch im Außendienst jederzeit auskunftsfähig sind.

Mehr Effizienz: Rechnungsstellung heute viermal schneller

Auch die Zeiterfassung auf der Baustelle läuft bei der Horst Zimmermann GmbH digital. Arbeitsstunden werden per App erfasst und elektronisch an das Büro übermittelt. Nach der Durchführung des Auftrags signiert der Kunde schließlich die Leistungen noch vor Ort auf dem Mobilgerät, so dass das Büro direkt im Anschluss die Rechnung vorbereiten und versenden kann. „Heute sind wir in der Lage, unsere Rechnungen viermal schneller an den Kunden zu übersenden als früher, wo wir noch „analog“ mit papierbasierten Lieferscheinen, Inbetriebnahmeprotokollen und Übernahmeprotokollen gearbeitet haben. Das verkürzt die Zeit bis zum Zahlungseingang mitunter erheblich“, so Martin Zimmermann weiter. „Aber auch der reibungslose Datenaustausch mit vor- und nachgelagerten Systemen und die automatisierten Workflows sind ein großer Pluspunkt. So wird etwa jeder in der pds Software erzeugte Beleg direkt und automatisiert in unser Archivsystem übernommen, wo sämtliche Lieferantenrechnungen und Belege der Monteure, Serviceberichte, Wartungsberichte und Checklisten abgelegt sind. Und seitdem wir den digitalen Rechnungseingangsworkflow von pds verwenden, hat jeder Projektleiter die ihm zugeordneten Lieferantenrechnungen auf dem Tablet zur Prüfung verfügbar. Das macht die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen nicht nur wesentlich transparenter und schneller, sondern vor allem effizienter.“