Digitalisierung als Wachstumsmotor

Zahlreiche Handwerksbetriebe kämpfen mit ineffizienten Prozessen, die den Mitarbeitenden sowohl im Büro als auch auf der Baustelle wertvolle Zeit kosten. So gehören manuelle, fehleranfällige Doppelerfassungen und papierbasierte Abläufe im Außendienst in vielen Betrieben heute immer noch zum Alltag. Digitale Werkzeuge können dabei helfen, die Abläufe effizienter zu machen, wodurch die vorhandenen Ressourcen im Betrieb besser eingesetzt werden können. Bspw. lassen sich mit Apps Prozesse im Innen- und Außendienst miteinander vernetzen und gleichzeitig Routineaufgaben durch digitale Workflows automatisieren. Dadurch können administrative Aufgaben reduziert, die Kommunikation zwischen den Teams verbessert und die Transparenz über die gesamte Auftragsabwicklung gesteigert werden. Auch dadurch, dass man sich im Alltag weniger sieht und weniger miteinander spricht, müssen mehr Informationen zur Auftragsabwicklung digitalisiert werden.

„Für uns ist die Digitalisierung ein fortlaufender Prozess im Unternehmen. Es geht nicht nur darum, analoge Informationen in digitaler Form vorzuhalten, sondern auch darum, Arbeitsweisen und Abläufe zu verändern“, sagt Sebastian Söll, Geschäftsführer der in Köln-Porz ansässigen Sanitherm Peter Schumacher GmbH, einem Fachbetrieb für Heizung, Klima und Sanitär. Mit der cloudfähigen Software der pds GmbH, einem Unternehmen, das sich auf digitale Lösungen für Handwerk und Bau spezialisiert hat, hat der Unternehmer eine Lösung gefunden, die es ihm ermöglicht, kontinuierlich neue Prozesse einzuführen und flexibel Veränderungen umzusetzen. So konnte er u. a. erfolgreich eine Vier-Tage-Woche und Gleitzeit implementieren.

Digital gestützte Auftrags­bearbeitung

„Wiederkehrende administrative Aufgaben im Betrieb wie Rechnungseingangsbearbeitung und Rechnungsfreigaben, die Verwaltung von Urlaubsanträgen oder die Angebotserstellung binden häufig unnötig Ressourcen. Digitale Workflows und direkte Anbindungen an die Großhändler unserer Handwerkersoftware ermöglichen Betrieben eine reibungslose und effiziente Bearbeitung dieser Prozesse. Dadurch bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, und Fehlerquoten werden minimiert“, ergänzt Alexander Post, Head of Sales bei der  pds GmbH. Ein wichtiger Baustein ist die digitale, workflow-gestützte Rechnungsbearbeitung. Denn Rechnungen werden heute in vielen verschiedenen Formaten empfangen, bearbeitet und versendet. Gerade die Verarbeitung von Rechnungen im Papier- oder PDF-Format ist ein enormer Zeitfresser. Dank des Rechnungseingangsworkflows können Anwender mit der entsprechenden Software oder App Eingangsrechnungen formatunabhängig digitalisieren und einlesen, prüfen, weiterverarbeiten und sogar über das Mobilgerät freigeben.

Fachhandwerksbetriebe erhalten mit der Software nicht nur eine Lösung für den E-Rechnungs-Empfang und die Einführung einer digitalen Rechnungsstellung, sondern erhalten zugleich ein Werkzeug an die Hand, um manuelle Arbeitsabläufe zu automatisieren, Aufgaben direkt im Team zu vergeben und die Produktivität des Betriebes zu steigern.  Durch eine durchgängige Prozesskette von vorgelagerten Abläufen wie Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Einkaufsvorgängen und Kundenservice erreichen Unternehmen eine hohe Prozesstransparenz und Geschwindigkeit in der Abwicklung geschäftlicher Vorgänge. Integrierte DATEV-Schnittstellen können zudem einen reibungslosen Datenaustausch von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Arbeitszeiten mit dem Steuerberater sicherstellen.

E-Commerce-Prozesse mit ­Schnittstellen

Die an den Arbeitsabläufen und Bedürfnissen von Handwerksbetrieben orientierte Software bietet Anwendern durchgängig digitale E-Commerce-Prozesse mit Schnittstellen zum Großhandel. Materialbestellungen und Dokumentenabgleiche sind, von der Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang, oft zeitintensiv und fehleranfällig. Die Anbindung des Großhandels an die Software, über Schnittstellen wie UGL, IDS und Open Masterdata, ermöglicht einen durchgängigen Einkaufsprozess, der Bestellungen, Lieferungen und Preisanfragen digital und workflow-gestützt verarbeitet. So lassen sich Produktdaten wie etwa Preise, Vermarktungstexte, Verfügbarkeiten, Logistikdaten sowie Bilder direkt und in Echtzeit aus den Großhandelssystemen abrufen und in Angeboten einfügen – ein langwieriger DATANORM-Import ist hierbei nicht mehr erforderlich.

Auch eine Shop-übergreifende Recherche nach Produktdaten oder die Suche nach den besten Angeboten wird dadurch vereinfacht, und spart zugleich Aufwand und Kosten beim Materialeinkauf. Gleichzeitig stehen die Großhandels-Daten auch den Monteuren zur Verfügung, so dass sie bei Bedarf wichtige Dokumente wie etwa produktspezifische Montageanleitungen nutzen können. Durch eine intelligente Prozesskette kann die Software Eingangsrechnungen automatisch prüfen und freigeben, indem sie die eingegangenen Rechnungen mit den Bestellungen und Wareneingängen abgleicht. Ein integriertes Dokumentenmanagement erleichtert das Auffinden von Rechnungen und Belegen. Die Schnittstellen vereinfachen so nicht nur die Kalkulation, sondern auch die gesamte Bestell- und Rechnungsabwicklung.

Digitaler Werkzeugkasten für den Außendienst

Um Monteure und Projektleiter bei ihrer täglichen Routine auf der Baustelle zu unterstützen, stellt der Software-Hersteller eine Reihe digitaler Dienste in Form von Apps u. a. für Kundendienst, Lager, Werkzeugverwaltung, Materialwirtschaft, Bautagebuch oder Arbeitszeiterfassung zur Verfügung. In der App erhalten Monteure sämtliche auftragsrelevanten Details auf ihr Mobilgerät übermittelt. Sollte Arbeitsmaterial für einen Auftrag fehlen, kann der Innendienst das benötige Material direkt zusammenstellen, damit sich der Monteur das bereits fertig kommissionierte Arbeitsmaterial nur noch herausholen braucht. Vor Ort können Servicetechniker über die Service App z. B. Kundenaufträge bearbeiten, Material nachbestellen oder Leistungen, Arbeitszeiten und Auftragsfortschritte dokumentieren.

Neben den Anlage- und Kontaktdaten vom Kunden hilft dabei auch eine Historie: So sieht jeder Servicetechniker, welche Arbeiten in der Vergangenheit bereits an der technischen Anlage durchgeführt wurden. Lange Recherchen oder Anrufe im Büro werden damit verkürzt. Nach Auftragsabschluss werden die Daten in Echtzeit zur Weiterverarbeitung an den Innendienst übermittelt, ohne ins Büro zurückkehren oder Papierbelege nachbearbeiten zu müssen. Ein Urlaubsworkflow, als integraler Bestandteil der digitalen Zeiterfassung, erlaubt es Mitarbeitern per App Urlaubsanträge zu stellen, die automatisch an den zuständigen Prüfer zur Freigabe weitergeleitet werden. Freigegebene Urlaube werden direkt in die Ressourcenplanung übernommen, um eine reibungslose Auftragsabwicklung sicherzustellen.

Vorteile durch Cloud-Betrieb und Managed Services

Nicht nur Prozesse im Büro und im Kundendienst bieten Einsparpotenziale, sondern auch beim IT-Betrieb. Für viele Handwerksbetriebe bedeutet es eine Herausforderung, ihre IT-Infrastruktur zuverlässig zu verwalten, um einen sicheren IT-Betrieb abzubilden und gleichzeitig das Risiko vor Ausfällen und Cyberangriffen zu reduzieren. Weil klassische Anwendungen in einer lokalen Infrastruktur relativ schnell veralten und eine angemessene Sicherheit und Verfügbarkeit nur mit hohem Kostenaufwand zu erreichen ist, nutzen immer mehr Kunden die Cloud-Lösung über ein Rechenzentrum. Dabei profitieren Betriebe durch die gemeinsam genutzte Technik wie Firewall, Gebäudesicherung, Klimatisierung, Brandschutz, redundante Stromversorgung, hoch verfügbaren Server und Datenspeicherung.

Der sichere Cloud-Betrieb hat auch Ahmet Kücük, Abteilung Schadenmanagement und IT-Verantwortlicher bei Sanitherm, überzeugt: „Die Datensicherheit und Redundanzhaltung sind für uns essenzielle Themen, und mit der pds Cloud können wir diese vollständig ohne Medienbrüche oder externe IT-Partner absichern. Einer der Vorteile der pds Cloud ist zudem die Option, zu wachsen. Gerade im Rahmen unserer Expansion sind wir nicht eingeschränkt. Weder im Büro noch im Außendienst.“ Neben dem eigentlichen Betrieb der Software-Systeme sind sogenannte Managed Services ein häufiger Grund zum Wechsel in die Cloud. Die Verantwortung für die Cybersicherheit, Softwareaktualisierung, Sicherung der Daten sowie Überwachung,werden in die Hände des Dienstleisters gelegt. Der Vorteil: die Arbeit wird Sicherheitsexperten überlassen, so dass weniger interne Ressourcen für den IT-Betrieb und die Betriebssicherheit benötigt werden.