Digitale Prozesse
im Einkauf und Lager

Um Kundenprojekte bedarfs- und termingerecht abzuwickeln, müssen Angebots‑
erstellung, Preisanfragen, Materialbedarfsplanung, Einkauf, Lagerlogistik und Kundendienst ineinandergreifen. Etwaige Medienbrüche, z. B. durch analoge, papier-basierte Prozesse bei Bestellungen oder Artikelerfassungen, erhöhen nicht nur den eigenen Aufwand. Häufig sind diese ursächlich für Fehler, Nachbearbeitungen und Verzögerungen im laufenden Prozess. „Erst wenn die Abläufe einer Prozesskette durchgängig digitalisiert sind, können sie auch automatisiert werden. Die Handwerkersoftware ist in diesem Zusammenhang die zentrale Drehscheibe, in der alle Daten und Prozesse auf digitalem Wege zusammenlaufen“, so Susanne Vital, Product Management bei pds (www.pds.de). „Um auch die Beschaffungsprozesse bei externen Lieferanten digital abzubilden und systemseitig weiterverarbeiten zu können, sollte die eingesetzte Software gängige Datenformate (z. B. Open Masterdata, SHK bzw. Open Connect, DATANORM) und aktuelle Schnittstellen-Standards wie z. B. IDS und UGL beherrschen.“ Die „pds Software“, die wahlweise auf dem eigenen Server als On-Premise- oder als Cloud-Lösung im deutschen Rechenzen­trum betrieben werden kann, erfüllt bereits alle Voraussetzungen für einen vollständig digitalen Einkaufsprozess – von der Bedarfs­ermittlung bis zur Rechnungsbearbeitung.

Materialbedarfsermittlung
und -erfassung

Bedarfsmeldungen können direkt in der „pds Software“ oder auch vor Ort auf der Baustelle über das Mobilgerät und die „pds Material App“ digital erfasst werden. Die erfassten Bedarfsmeldungen sind in Echtzeit im Büro einsehbar, so dass der Innendienst ad hoc eine entsprechende Bestellung genehmigen und auslösen kann.

Beschaffungsmanagement und Bestellung

Um für die jeweilige Bedarfsmeldung den passenden Lieferanten zu ermitteln, sind im Einkauf üblicherweise zunächst verschiedene Entscheidungs-Parameter zu überprüfen, wie z. B. Preise, Verfügbarkeiten, erforderliche Services, Lieferfristen, Zahlungskonditionen oder bestehende Rahmenverträge. Aus dem Angebot heraus lässt sich direkt eine Preisanfrage oder eine Bestellung erzeugen. Für eine reibungslose Anbindung an die Bestell-Systeme der Fachhandelspartner sorgen die integrierten E-Commerce-Schnittstellen IDS-Connect und UGL 5.0. Eingangs-, Bestell- und Auftragsbestätigungen oder Lieferavis werden komfortabel über die UGL-Schnittstelle zurück in die „pds Software“ gespielt. Fehlerquellen und manuelles Nachfragen im Bestell-, Planungs- und Erfassungsprozess werden damit vermieden. Der Lieferant kann nun direkt mit der Auftragsbearbeitung beginnen und zeitliche Aufwände werden auf ein Minimum reduziert. Für den Datenaustausch von Artikelstammdaten zwischen Lieferanten, Fachgroßhandel und Handwerksbetrieb werden in der „pds Software“ zudem die Dateiformate DATA­NORM bzw. SHK- und Open Connect sowie Open Masterdata unterstützt, um Stammdaten und Preise der Artikel auf dem neuesten Stand zu halten.

Wareneingang und Lager

Auch der Wareneingang wird – z.B. über die „pds Material App“ – digital direkt auf der Baustelle erfasst. Hierbei bilden die Bestellungen aus der „pds Software“  die Grundlage, so dass eine aufwändige und fehleranfällige manuelle Erfassung von Informationen in der Materiallogistik der Vergangenheit angehört. Im Bereich der Lagerführung unterstützt die „pds Lager App“. Diese digitalisiert die Erfassung von Warenein- und -ausgängen, Rücklieferungen, Rücknahmen sowie der Inventur im Lager. Somit sind alle Bewegungen rund um Artikel – egal ob auf der Baustelle oder im Lager – für alle Prozessbeteiligten jederzeit transparent nachvollziehbar und in Echtzeit dokumentiert.

Digitale Rechnungsprüfung

und Verwaltung

Die Rechnungen der Lieferanten lassen sich nun automatisiert in die „pds Software“ als ZUGFeRD-Datei importieren, um einen systemseitigen Abgleich mit dem Wareneingang, der Bestellung oder der Auftragsbestätigung vorzunehmen. Aber auch postalisch zugestellte Lieferantenrechnungen lassen sich mit Hilfe künstlicher Intelligenz der digitalen Rechnungsverarbeitung von pds auslesen, dem jeweiligen Vorgang zuordnen und elektronisch von der jeweiligen Fachabteilung weiterverarbeiten.

Die Rechnung wird mit den vorgelagerten Einkaufsprozessen, zum Beispiel dem Wareneingang oder der Bestellung, verknüpft. Das erleichtert die Prüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und korrekte Preise sowie Mengen. Sämtliche digitale Belege sind im System revisionssicher archiviert und können auf direktem Wege entweder digital an den Steuerberater übermittelt oder in der Finanzbuchhaltung der „pds Software“ verbucht werden. Gleichzeitig laufen alle Vorgänge strukturiert in der digitalen Projektakte der „pds Software“ zusammen und bilden so das jeweilige Bauprojekt digital ab.

Indem die händische Erfassung und der fehleranfällige Abgleich von Belegen wegfallen, sparen Handwerksbetriebe nicht nur viel Zeit bei der digitalen Abwicklung der Einkaufsprozesse und in der Verwaltung. Gleichzeitig behält der Innendienst jederzeit einen genauen Überblick über die Beschaffungsprozesse, die Materialflüsse und die Auswirkungen auf die Liquidität. Kunden profitieren zudem von einer validen Terminplanung und kürzeren Lieferzeiten. Den größten Vorteil aber verspricht die digitale Prozesskette in Kundendienst und Faktura: denn fehlende Bestände, die eine reibungslose Abwicklung des Kundenauftrags oder Bauprojektes erschweren sowie Ausführung und Abrechnung verzögern, können nun auf ein Minimum reduziert werden.