Digitalisierung in einfach
Cloudbasierte Softwarelösung bei der Zeller Kälte- und Klimatechnik GmbH
Das Handwerk tut sich mit der Digitalisierung noch immer schwer. Dabei gibt es längst Lösungen, die auch für Kälte-/Klima-Fachbetriebe die Abläufe vereinfachen, Redundanzen beseitigen und den freien Informationsaustausch ermöglichen. Für die Zeller Kälte- und Klimatechnik GmbH ist das seit über fünf Jahren Alltag.
Der Digitalisierungsindex des Handwerks, der jährlich von der Telekom veröffentlicht wird, legt nahe, dass im Bauhandwerk, zu denen auch die Kälte-/Klima-Branche gehört, noch viel Luft nach oben existiert. Die Auswertung für 2019/2020 besagt, dass gerade einmal ein Drittel aller 2.500 befragten Betriebe sinnvoll digitalisiert sind. 32 % nutzen eine App zur Arbeitszeiterfassung, 20 % eine mobile Tourenplanung. Selbst der Bereich des größten Optimierungspotenzials wird überraschend langsam digitalisiert: Nur 24 % der Handwerker setzen bei der Dokumentation auf digitale Lösungen. Daran hat sich auch im Krisenjahr 2020 nicht viel geändert. Der aktuelle „Digitalisierungsindex Mittelstand 2020/2021“ weist für das Baugewerbe als einzige Branche eine Stagnation aus – und verweist das Baugewerbe damit auf den letzten Platz im Mittelstand. Dabei könnte es längst ganz anders aussehen.
Tradition verpflichtet (zum Besserwerden)
Bis 2015 arbeitete auch die Zeller Kälte- und Klimatechnik GmbH (https://zeller-klima.de) weitestgehend analog. Der 1928 gegründete Betrieb blickt auf eine lange Historie zurück und wird bereits in dritter Generation familiengeführt. Die beiden Geschäftsführer Thorsten Zeller und Andreas Rohde entschieden sich dennoch für einen mutigen Schritt nach vorn und nahmen die Digitalisierung frühzeitig in die Hände.
Zwar wurden 2015 schon länger viele administrative Aufgaben über eine eigene Handwerker-/Betriebssoftware erledigt. Jedoch mussten insbesondere die Servicetechniker komplett analog arbeiten. „Die Einsatzplanung erfolgte über selbst erstellte Routen“, erinnert sich Andreas Rohde an die Zeit vor 2015. „Formulare wurden mittels Word und Excel erstellt, ausgedruckt und den Servicetechnikern mit auf den Weg gegeben. Beim Kunden haben sie sämtliche Formulare handschriftlich ausgefüllt. Im Büro wurden sie dann eingescannt, abgeheftet und gegebenenfalls intern weitergeleitet“.
Im Alltag bedeutete das eine Menge Medienbrüche, Informationsverluste und Doppelarbeiten. Mit dem nächsten Schritt der Digitalisierung sollten die Schnittstellen zwischen Büro und den mobilen Servicetechnikern endlich verbunden werden.
Für Andreas Rohde waren die Anforderungen klar: „Die mobile Auftragsverwaltung sollte einfach im Handling sein. Betriebssicherheit und Funktionalität sollten eine entscheidende Rolle spielen. Eine Cloud-Funktion war gewünscht, um jederzeit auf alle Daten zugreifen zu können. Ziel war es, effektiver, gründlicher und nachhaltiger zu arbeiten“. Letzteres bedeutet auch, dass die Lösung flexibel genug ist, um auf neue Anforderungen reagieren zu können. Schließlich sollte sich die Software den in knapp 90 Jahren Betrieb optimierten Abläufen anpassen und nicht umgekehrt. „Wir wussten nicht, ob eine digitale Lösung es ermöglicht, beispielsweise Wartungsprotokolle für die verschiedenen Anlagenarten in einem System zu integrieren, ohne dabei unübersichtlich zu werden und den Technikern vor Ort die Arbeit zu erschweren“.
Alles auf einen (einfachen) Blick
Nach intensiver Suche entschieden sich Rohde und sein Team Mitte 2015 für die deutsche Branchensoftware mfr (www-mfr-deutschland.de). Nach einem kurzen Testlauf ging die Lösung binnen eines Monats operativ. Zum damaligen Zeitpunkt stand insbesondere die Dokumentation und Informationsübergabe zwischen Büro und Servicetechnikern im Mittelpunkt. Die Arbeitsaufträge werden seitdem in der Desktopversion als Checklisten angelegt und auftragsgenau in der Cloud hinterlegt. Diese läuft bei mfr auf niederländischen Servern, um ein Maximum an Cybersicherheit und Datenschutz zu gewährleisten. Die Servicetechniker können jederzeit und von jedem Ort per Handy oder Tablet auf die Unterlagen zugreifen, sie mobil ausfüllen und per digitaler Unterschrift vom Kunden bestätigen lassen. Auch die Einsatzplanung erfolgt volldigital und in der Cloud. So haben alle Beteiligten stets alle Informationen zur Hand – selbst wenn die Einsatzplaner im Home Office arbeiten und die Servicetechniker bereits auf den Baustellen stehen.
Nach und nach wurde die Lösung um weitere erleichternde Funktionen ergänzt. Ein GPS-Tracking der Servicefahrzeuge vereinfacht die Planung und Zuweisung kurzfristiger Aufträge sowie die genaue Abrechnung der Fahrkosten. Seit 2019 wird auch die Lager- und Materialverwaltung komplett abgebildet.
Dazu weist die Einsatzplanung dem gebuchten Servicetechniker ein Servicefahrzeug und die notwendige Bestückung zu. Der Servicetechniker bucht dann per Scan die Entnahme im Lager direkt auf sein Servicefahrzeug. Nach Abschluss des Auftrags kann überschüssiges Material zurückgebucht und verbrauchtes Material direkt über die App bestellt werden. Der Bestellprozess wird durch Schnittstellen zu UGL und KlarPris weiter vereinfacht. Die Projektleitung kann zudem direkt nach Datev und Zugpferd exportieren und Rechnungen automatisiert an die Kunden verschicken. Seit 2020 kann auch die gesamte Rechnungsstellung in mfr erfolgen.
In der cloudbasierten Lösung vereinen sich für die Zeller Kälte- und Klimatechnik somit ERP, Kundendienstplanung und Techniker-App unter einem Dach. Kalkulation, Angebot, Einsatzplanung, Checklistenerstellung, Dokumentation, Arbeitszeiterfassung, Berichterstattung, Controlling und Reporting sowie Rechnungslegung, Nachkalkulation und Kundenkommunikation erfolgen in einem Programm.
„Das System übernimmt vieles automatisch und reduziert dadurch auch den Personaleinsatz im administrativen Bereich erheblich“, resümiert Rohde. Damit könne nicht nur Mehrarbeit, sondern auch Fehlern vorgebeugt werden. „Das zeigen die Reaktionen der Kunden, aber auch die gestiegene Betriebssicherheit der von uns betreuten Anlagen. Folglich steigt natürlich auch die Effizienz unserer Leistungen“.
