Mitarbeiterbindung durch steuerliche Vorteile

Steuerliche Auswirkungen von Lohnerhöhungen

Dass von jeder Lohnerhöhung nicht allzu viel beim Mitarbeiter ankommt, sondern eher beim Fiskus und den Sozialversicherungsträgern, ist eine ärgerliche Tatsache, wobei die steuerlichen Auswirkungen nicht den Durchschnitts- sondern den Grenzsteuersatz betreffen, sprich den Prozentsatz, den ein Mitarbeiter auf den letzten, zusätzlichen Euro an Steuern zahlt. Weiterhin sind Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen, sofern die jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen nicht überschritten werden, was allenfalls in der Leitungsebene der Fall ist. Dies bedeutet für den Betrieb, dass diese Kosten zusätzlich zur Lohnerhöhung anfallen. Da Beitrags- und Bemessungshöhen jährlich angepasst werden, wird hier auf eine exakte Berechnung verzichtet, überschlägig kann aber ein Satz von 20 % einer Lohnerhöhung angesetzt werden, womit auf jeden Beteiligten ca. 10 % entfallen. Das heißt, dass bspw. eine Lohnerhöhung von 100 €, den Arbeitgeber 110 € kostet und beim Mitarbeiter ungefähr 80 € ankommen, welche noch versteuert werden. Netto bleibt damit selten mehr als die Hälfte übrig.

Steuerliche Möglichkeiten und Grenzen von Geschenken

Dass nach Alternativen gesucht wird, ist dem Fiskus bekannt, weshalb der Gestaltungsfreiheit Grenzen gesetzt sind. Selbstverständlich darf jeder Kälte-Klima-Fachbetrieb seinen Mitarbeitern etwas schenken – dies ist steuerlich irrrelevant, wenn von Regelungen im speziellen Schenkungs- und Erbrecht abgesehen wird. Problematisch wird die Angelegenheit nur, wenn ein Geschenk als Betriebsausgabe steuerlich angesetzt wird, wie es bei Lohnzahlungen selbstverständlich ist.

Allerdings gewähren der Gesetzgeber bzw. die Rechtsprechung Möglichkeiten in deren Rahmen der Ansatz als Betriebskosten durch den Arbeitgeber möglich ist, der Mitarbeiter die zusätzliche Leistung jedoch steuerfrei erhält.

Persönliche Anlässe

Zu Anlässen wie runder Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes sind Geschenke bis zu einem Wert von 60 € steuer- und sozialversicherungsfrei. Damit kann diese Möglichkeit nur unregelmäßig genutzt werden. Teurere Geschenke kann der Arbeitgeber pauschal versteuern, so dass beim Mitarbeiter keine Belastung auftritt, allerdings der Vorteil des Arbeitgebers entfällt.

Sachbezüge

Geschenke ohne besonderen Anlass sind bis zu 50 € monatlich steuerfrei, womit sich ein jährlicher Gesamtbetrag von 600 € ergibt. Hier können „geldnahe“ Möglichkeiten gewählt werden, wie Geldkarten von Warenhäusern, Internetshops oder Tankgutscheine. Die Barauszahlung muss ausgeschlossen sein.

Verpflegung

Die Verpflegung der Mitarbeiter darf ebenfalls unterstützt werden. Für 2022 liegen die steuerlichen Sachbezugswerte bei 1,87 € für das Frühstück und 3,57 € für das Mittag- oder Abendessen, woraus sich ein monatlicher Höchstbetrag von 270 € ergibt. Daraus resultiert über das Jahr ein signifikanter Betrag.

Diese Zuschüsse müssen sich tatsächlich auf eine Mahlzeit beziehen. Damit muss einerseits die Möglichkeit bestehen Mahlzeiten in der Nähe des Betriebs bzw. des Einsatzortes oder auf dem Arbeitsweg zu konsumieren, als auch das Interesse beim Mitarbeiter vorhanden sein. Die Leistung muss nicht jeden Tag genutzt werden.

Früher musste jede Mahlzeit mit einem entsprechenden Beleg dokumentiert werden, mittlerweile gibt es Anbieter, die vereinfachte, internetbasiert Lösungen anbieten.

Smartphones, Laptops, Tablets

Smartphones sind für praktisch jeden Menschen eine Selbstverständlichkeit und für viele Jüngere ein Prestigeobjekt. Nicht Wenige verfügen über das neueste Modell und verschulden sich, um die teilweise vierstelligen Produktkosten zu tragen. Befindet sich das Smartphone im Besitz des Arbeitgebers und wird dies dem Mitarbeiter überlassen, kann die private Nutzung erlaubt werden und diese steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen. Auch die laufenden Kosten für Betrieb und Unterhalt können vom Betrieb getragen werden.

Allerdings gilt es zu beachten, dass einzelne Mitarbeiter unterschiedliche Wünsche haben. Der eine nutzt ein einfaches Handy möglichst lange, der andere möchte stehts das neuste Smartphone verwenden, weshalb individuelle Lösungen notwendig sind. Weiterhin gilt es, mögliche Zusatzkosten im Auge zu behalten und deren Kostenübernahmen zu regeln und/oder zu begrenzen.

Dienstwagen

Neben dem Wohnen ist das Fahrzeug für die meisten Menschen der größte Kostenfaktor, im ländlichen Raum immer noch eine Notwendigkeit. Die steigenden Kosten führen dazu, dass immer mehr Menschen Fahrzeuge fremdfinanzieren, von Fahrzeug zu Fahrzeug. Einfacher erschient die Nutzung eines Dienstwagens. Dabei gilt es, im Vorfeld zu verdeutlichen, dass sich die Versteuerung des Wertes auf den Bruttolistenpreis bezieht und der Weg zwischen Wohnungs- und Arbeitsstätte auch der Versteuerung unterliegt.

Solange der Mitarbeiter nicht ausschließlich alte Gebrauchtwagen erwirbt und diese bis zum sprichwörtlichen bitteren Ende nutzt, dürfte ein Dienstwagen attraktiv sein. Da dieser, wie andere Güter, mit Beendigung der Tätigkeit zurückgegeben werden muss, erhöht sich die Mitarbeiterbindung beachtlich. Zwar sind die Kosten für einen Betrieb eventuell zu hoch, um diese zusätzlich zum bestehenden Entgelt zu gewähren, aber bei einem neuen Mitarbeiter oder im Rahmen einer Beförderung sind Möglichkeiten vorhanden.

Der Arbeitgeber trägt sämtliche Kosten, wozu neben Kraftstoff und Versicherung Wartung und Service sowie der Wertverlust zählen. Attraktiv wird ein Dienstwagen vor allem, wenn die private Nutzung, auch durch den Lebenspartner, eingeschlossen ist.

Damit sind die Kosten für den Mitarbeiter planbar, nicht jedoch für den Arbeitgeber. Einige Nutzer erhöhen ihre Kilometerleistung beachtlich, da diese bei ihnen keine zusätzlichen Kosten verursacht. Man kann zwar über den Nutzungsumfang sprechen, rechtsverbindliche Erklärungen aber nicht einfordern.

Weiterhin ist für alle Mitarbeiter offensichtlich, wer über welchen Dienstwagen verfügt. Rasch machen Neid und Missgunst die Runde, weshalb eine transparente Regelung notwendig ist.

Für einen Kälte-Klima-Fachbetrieb entwickelt sich ein signifikanter Kapitalbedarf. Zwar kann statt eines Kaufs ein Leasing erfolgen, scheidet ein Mitarbeiter aber aus, bleibt das Fahrzeug im Eigentum des Betriebes, sofern der Betroffene nicht das Fahrzeug erwerben möchte und sich beide Seiten über den Kaufpreis einig werden. Ein solches Fahrzeug ist schwierig an einen anderen Mitarbeiter weiterzugeben, nicht nur weil die Präferenzen unterschiedlich sind, sondern weil bei der Versteuerung die 1% Regel greift, die beim Bruttolistenpreis ansetzt, auch wenn das Auto fünf Jahre alt ist und 85.000 km gefahren wurden.

Werbeflächen

Eine ergänzende Lösung besteht in der Vermietung von Werbeflächen auf dem Fahrzeug eines Mitarbeiters. Hierfür können bis zu 255,99 € jährlich bezahlt werden, wobei der Betrag einem Fremdvergleich standhalten muss. Weiterhin muss der Mitarbeiter der Beschriftung seines Fahrzeuges zustimmen.

Fahrräder und Elektroautos

Die Bemühungen der CO₂-Reduktion gehen mit steuerlicher Förderung einher. Deshalb werden Elektrofahrzeuge als Dienstwagen nur mit 0,5 % des Bruttolistenpreises versteuert. Die Überlassung eines Fahrrads oder E-Bikes ist für den Arbeitnehmer steuerfrei, der Kaufpreis kann als Betriebskosten angesetzt werden.

Fazit

Die oben beschriebenen Leistungen bieten eine wirkungsvolle Möglichkeit der Mitarbeiterbindung für Kälte-Klima-Fachbetriebe, welche sich für alle Beteiligten rechnen kann. Rasch gewöhnt sich der Einzelne an eine Extraleistung, was einem Wechsel des Arbeitgebers im Wege steht, wenn diese Leistungen plötzlich entfallen würden.

Da die Finanzbehörden besonders hinschauen und im Zweifelfall eine missbräuchliche Nutzung vermuten, sollten die Regelungen im Vorfeld mit dem Steuerberater abgeklärt werden.