Private Nutzung dienstlich erworbener Bonuspunkte
Geldwerter Vorteil oder Betriebsausgabe?
Die Portemonnaies vieler Kälteanlagenbauer sind prall gefüllt. Leider nur selten durch Bargeldbündel, sondern mit zahlreichen Kundenkarten, die von fast jedem Anbieter heutzutage angeboten werden. Karten werden zunehmend durch Apps auf dem Mobilphone ersetzt, was den Einsatz weiter vereinfacht. Vorteile werden gerne mitgenommen, auch von Mitarbeitern die für das Unternehmen einkaufen. Wie der Einsatz steuerlich korrekt erfolgt, zeigt der weitere Beitrag auf.
Auswahl und Einsatz
Viele Anbieter steigern ihre Kundenbindung durch Bonuskarten. Wird die jeweilige Kundenkarte bzw. -App genutzt, erhöht sich mit jedem Einkauf das Guthaben, welches später zum Einkauf genutzt wird.
Da gewerblichen Abnehmer im Vergleich zu Privatkunden in verschiedenen Bereichen höhere Umsätze erzielen, ermöglicht ihnen dies den raschen Aufbau entsprechender Guthaben. Ein Kennzeichen von Bonusprogrammen ist, dass häufig sowohl eine berufliche als auch eine private Nutzung erfolgt. Typischerweise ist dies bei Kraftstoffen für das Firmenfahrzeug der Fall, aber auch teilweise für Reise- und Übernachtungskosten, da sowohl dienstliche als auch private Reisen erfolgen. Nicht selten werden verschiedene Karten für ein Konto benutzt, so dass sowohl der Unternehmer als auch Familienmitglieder beim gleichen Anbieter Ansprüche erwerben. Insbesondere „Payback“ und „DeutschlandCard“ werden für Einkäufe im lokalen Handel genutzt, andere Programme wie „miles & more“ der Lufthansa haben weitere Anbieter im Angebot. Lebensmitteldiscounter setzen auf eigene Lösungen. Ob sich der zeitliche und administrative Aufwand lohnt, kann abgeschätzt werden, wenn 1, 2 oder 5 % der jeweiligen Kosten durch die Nutzung eines Bonusprogrammes angesetzt werden, ist aber schlussendlich eine Frage der Einstellung und Mentalität des Kälteanlagenbauers.
Bonuskarten sind primär für private Nutzer konzipiert. Bei höheren Umsätzen stellen Anbieter spezielle Programme für Unternehmer zur Verfügung. So lohnt es sich bei einem einzelnen Fahrzeug beim Benzinkauf die Bonuskarte des Anbieters zu nutzen, während bei mehreren Fahrzeugen die Mitgliedschaft im System des Anbieters über den Einsatz spezieller Tankkarten größere Vorteile verspricht. Vergleichbares gilt bei bestimmten Verbrauchsgütern oder der Berufskleidung. Wächst das eigene Unternehmen sollte in regelmäßigen Abständen geprüft werden, welche Vorgehensweise die wirtschaftlichste ist.
Situation der Mitarbeiter
Während in großen Unternehmen der Einkauf über die entsprechende Abteilung läuft, werden im Mittelstand viele Einkäufe durch Mitarbeiter getätigt, die gegen die Abgabe des Kaufbeleges ihre Auslagen erstattet bekommen. Dabei setzen Betroffene häufig ihre privaten Bonuskarten ein, wobei die finanziellen Vorteile, bspw. im Einzelhandel gering sind. Anders kann es bei Übernachtungen oder Flügen aussehen, wenn Mitarbeiter an Bonusprogrammen teilnehmen und ihren Ehrgeiz daransetzen, bestimmte Umsatzhöhen bzw. Bonusgrade zu erreichen. Dann ist nicht auszuschließen, dass für das Unternehmen nachteilige Lösungen gewählt werden. Wegen des Datenschutzes lässt sich die Nutzung solcher Programme nicht einfach nachweisen. Allerdings darf bei einer Auswahl durch den Mitarbeiter durchaus nachgefragt werden, welche Gründe zu einer Auswahl führten. Kommen Zweifel auf, sollten geprüft werden, ob die Auswahl durch eine unabhängige Stelle, bspw. ein Reisebüro, vorteilhaft wäre.
Steuerliche Sachverhalte bei ausgewählten Bonusprogrammen
Unterschiedliche Gestaltungen erfordern unterschiedliche Lösungen. Um steuerlich korrektes Verhalten zu gewährleisten muss das einzelne Programm betrachtet werden.
Payback-Punkte
Werden bei dienstlichen Einkäufen durch einen Mitarbeiter Payback-Punkte gesammelt, stellen diese einen steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Dieser unterliegt der allgemeinen Steuerpflicht im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens, als auch der Beitragspflicht in der Sozialversicherung. Die 50-EUR-Sachbezugsfreigrenze (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG) ist nicht anwendbar, da der Arbeitnehmer sich die Punkte bar auszahlen lassen kann. Die für Sachbezüge aus Kundenbindungsprogrammen geschaffene Steuerbefreiungsnorm des § 3 Nr. 28 EStG ist nicht einschlägig. Aus dem gleichen Grund kann keine Pauschalierung im Sinne des § 37a EStG durch den Anbieter der Karten vorgenommen werden.
Die Steuer- und Beitragspflicht als geldwerter Vorteil wird vermieden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die private Nutzung beruflich gesammelter Payback-Punkte untersagt. Ist der Erwerb der Payback-Punkte gemischt veranlasst, bspw. wenn vom Arbeitgeber mittels Tankkarte bezahlte Treibstoff sowohl für dienstliche als auch private Fahrten genutzt wird (Fahrtenbuch), sind die Payback-Punkte aufzuteilen. Dies hat ggf. im Wege einer sachgerechten Schätzung zu erfolgen. Die Vorteile aus den dienstlich erworbenen Payback-Punkten führen wie beschrieben zu Arbeitslohn und unterliegen bereits bei Gutschrift auf dem privaten Punktekonto der Besteuerung. Dies hat die Finanzverwaltung festgelegt (vgl. BMF, 20.10.2006, IV C 5 – S 2334 – 68/06). Bei Nutzung der 1%-Methode für Firmenfahrzeuge sind Payback-Punkte mangels Aufteilungsmöglichkeit stets als Arbeitslohn zu erfassen.
Um den Lohnsteuerabzug folgerichtig vorzunehmen, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber Höhe und Zeitpunkt der Prämiengewährung mitteilen. Dieser unterliegt einer gesetzlichen Anzeigepflicht gemäß § 38 Abs. 4 S. 3 EStG.
Reise- bzw. Vielfliegerprogramme
Werden im Rahmen von Reise- oder Vielfliegerprogrammen auf Dienstreisen Punkte bzw. Meilen gesammelt und diese für privat genutzte Sachprämien verwendet, unterliegt der geldwerte Vorteil dem Freibetrag nach § 3 Nr. 38 EStG (1.080 EUR im Kalenderjahr) und kann vom Anbieter dieses Programmes pauschal nach § 37a EStG besteuert werden, so dass für den Nutzer kein der Besteuerung zu unterwerfender Vorteil verbleibt.
Eine pauschale Besteuerung setzt einen Antrag des Prämienanbieters voraus. Ob die Prämien aufgrund des Freibetrags in § 3 Nr. 38 EStG steuerpflichtig wären kann der Anbieter nicht beurteilen, so dass alle Prämien die Bemessungsgrundlage bilden. Der Empfänger bzw. dessen Arbeitgeber muss darauf keine Lohnsteuer entrichten, deshalb ist dieser über die Anwendung der Pauschalierung zu unterrichten (§ 37a Abs. 2 S. 2 EStG). Gleiches gilt für die Beitragspflicht in der Sozialversicherung, auch hier findet keine Beitragserhebung statt (vgl. § 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).
Bei dem „miles & more“ Programm der Deutschen Lufthansa sowie dem Bahnbonusprogramm der Deutschen Bahn findet sich der Hinweis, der pauschalen Lohsteuerübernahme, weshalb durch Geschäftsreisen genutzt Bonuspunkte ohne Versteuerung privat genutzt werden können.
Nutzung für betriebliche Zwecke
Das Hessische Finanzgericht beschäftigte mit der Frage, ob bei Selbständigen, welche die Kosten für betriebliche Flüge, durch die Inanspruchnahme von Bonusmeilen finanzieren, eine Betriebsausgabe darstellen (vgl. Urteil vom 13.7.2021, 4 K 404/20). Der Selbständige hatte einen dienstlichen Flug mit dienstlich gesammelten Bonusmeilen bezahlt und diese im Rahmen seiner Einnahmen-Überschussrechnung als Betriebsausgabe deklariert. Durch die betriebliche Nutzung sah er eine Einlage, welche dann durch Nutzung für einen weiteren dienstlichen Flug zu Betriebsausgaben wurden.
Das Finanzgericht sah durch die betriebliche Veranlassung beim Sammeln der Punkte deren Zuordnung zum Betriebsvermögen. Bei Nutzung zur Buchung eines weiteren dienstlichen Fluges stellen eine fiktive Betriebseinnahme dar, welcher die Kosten der Flugbuchung als Ausgabe gegenüberstehen. Im Ergebnis ist dieser Vorgang dann steuerneutral zu behandeln, denn die letzte gebuchte Reise wurde nach Ansicht der Richter bereits durch die vorherigen Buchungen und die dadurch gesammelten Bonusmeilen mitfinanziert. Der Vorteil der Pauschalbesteuerung beschränkt sich folglich darauf, dass Bonusmeilen auch privat genutzt werden. Entsprechend wäre zu raten, diese Meilen privat zu nutzen und den betrieblichen Flug regulär zu buchen. So ist der Betriebsausgabenabzug möglich und der Vorteil hätte sich im Privatvermögen manifestiert.
Empfehlungen
Werden die Bonusguthaben anschließend eingesetzt, gibt es meistens die Möglichkeit, diese sowohl geschäftlich als auch privat zu nutzen, soweit arbeitsvertragliche Regelungen dem nicht entgegenstehen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Bonusmeilen grundsätzlich dem Arbeitgeber zustehen, soweit dies nicht vertraglich anders geregelt ist (vgl. Urteil vom11.04.2006, 9 AZR 500/05). Betriebsvereinbarung formulieren häufig, dass Bonusmeilen vorzugsweise dienstlich genutzt werden „sollen“. Entgegen verbreiteter Ansichten ist „sollen“ keine unverbindliche Aufforderung. „Sollen heißt müssen, wenn können“.
Aus steuerlichen Gründen sollten Kälteanlagenbauer eine Nutzung für die private Lebensführung präferieren. Für geschäftliche Ausgaben sollte hingegen das geschäftliche Konten genutzt werden, da nur so Ausgaben zu steuerrechtlichen Betriebsausgaben führen und nicht mit (fiktiven) Einnahmen aus dem Einsatz von Bonusguthaben verrechnet werden. Für Payback-Punkte und sonstige Vorteile, die keine Sachbezüge, sondern einen Geldvorteil mit sich bringen ist auf die korrekte lohnsteuerrechtliche Behandlung zu achten.
