Software ist nicht gleich Software
Worauf man bei Branchensoftware in jedem Fall achten sollte
Wo Digitalisierung drauf steht, muss nicht automatisch Vereinfachung und Kostenersparnis herauskommen. Die GBS Kühlanlagen GmbH hat das auf ihrem Weg der Digitalisierung miterlebt. Dass sie heute am Ziel sind, hat viel mit Mut, Umsicht und dem richtigen Gespür zu tun.
Die Digitalisierung ist ein zum Teil gescholtenes Kind. Über die letzten 15 Jahre wurde Kälte-Klima-Fachbetrieben das Blaue vom Himmel versprochen, wenn sie nur digitalisieren würden. Dabei gab es lange Zeit keine passenden Lösungen für diese spezialisierte Branche. Und das gut gemeinte Mantra, die Digitalisierung einfach Schritt für Schritt und mit Mut zum Ausprobieren anzugehen, konnte auch zu riskanten Fehlinvestitionen führen. Vermutlich gibt es einige Geschäftsführungen, die auf die vor Jahren mit großen Versprechungen im eigenen Betrieb eingeführte Software schauen und die Augen verdrehen. Doch was blieb anderes übrig, als auszuprobieren? Schließlich gab es nur wenige Vorzeigebeispiele.
Die GBS Kühlanlagen GmbH hat beide Seiten kennengelernt. Der in Gersthofen ansässige Dienstleister für Kältetechnik, Kühlzellen sowie Klimaanlagen und Kaltwassersysteme hat früh in die Digitalisierung investiert und für deren Kinderkrankheiten bezahlt. Heute sind sie ein beispielhafter Kälte-Klima-Fachbetrieb mit schlanken Abläufen, dem die Digitalisierung zu mehr Aufträgen und Wachstum verholfen hat.
Die Kinderkrankheiten überwinden
Als vor über zehn Jahren die ersten Messenger-Dienste für Smartphones verfügbar wurden, sah die damalige GBS-Geschäftsführung darin eine Chance, die Abstimmung zwischen den Teams zu verbessern. Die Kundenaufträge wurden abfotografiert und den Servicetechnikern und -technikerinnen per Messenger-Nachricht weitergeleitet. Damit brauchten die Außendienstteams keine Handnotizen mehr, die in der Übersetzung vom mündlichen ins schriftliche oft Informationslücken hatten. „Der Innendienst tat sich jedoch schwer, den Überblick über die Aufträge nicht zu verlieren und nachzuvollziehen, welche Monteure derzeit bei welcher Störung oder Wartung unterwegs sind“, erinnert sich Dominik Stark, der zusammen mit Dominik Wildner im Jahr 2019 die Geschäftsführung der GBS übernahm. Nach wie vor waren zu viele Informationen in Papierakten versteckt. „Dadurch mussten Disposition und Außendienst noch immer sehr viel telefonieren. Es gab ständig Rückfragen und Auftragsverzögerungen, weil die Suche nach den notwendigen Informationen so viel Zeit in Anspruch nahm“.
Nachdem dieser erste Schritt der Digitalisierung nicht die gewünschten Ergebnisse gebracht hatte, ließ die GBS 2016 eine hauseigene Software entwickeln, die sogar eine mobile App für die Außendienstteams umfasste. „Das erhöhte definitiv die Übersichtlichkeit und war ein richtiger Schritt, um unsere Teams zu entlasten. Jedoch standen wir mit der eigenen Software auch in dem Zugzwang, diese ständig weiterzuentwickeln“, stellt Stark rückblickend fest. Anpassungen an Abläufe, neue Dienstleistungen und gesetzliche Anforderungen mussten aus eigener Tasche bezahlt werden. „Der Kostenfaktor und Zeitaufwand wurde irgendwann zu hoch“. Die 2019 neu eingesetzte Geschäftsführung stand vor einer Entscheidung. Entweder musste man die enormen Mehrkosten für die eigene Software stemmen, um wachsen zu können, oder eben auf Wachstum verzichten. Dominik Stark wollte beides: GBS zu Wachstum verhelfen und Kosten sparen. Zum Glück hatte sich der Softwaremarkt seit 2010 entscheidend weiterentwickelt.
Wissen, was man will
Der lange Weg der Digitalisierung hatte der GBS wertvolle Erfahrungen geliefert. Als sich die Geschäftsführung 2019 nach einer Branchensoftware umschaute, waren die Anforderungen klar definiert. „Wir wollten eine Software, die für alle Transparenz schafft und Kosten spart“, erklärt Stark. „Nur durch volle Transparenz, dass also alle Beteiligten jederzeit alle wichtigen Informationen zu einer Anlage und zu einem Kunden haben, können wir zum Beispiel Leerfahrten verhindern. Aus rechtlicher Sicht wollten wir die Zeiterfassung in jedem Fall automatisch und voll digital organisieren“. Zuvor erfolgte die Arbeitszeiterfassung noch immer händisch und aus dem Gedächtnis, wodurch häufig die Genauigkeit und zeitnahe Rechnungsstellung litten.
Aus den Erfahrungen mit der eigenen Software hatte Dominik Stark zudem die wichtige Erkenntnis mitgenommen, dass „die Lösung flexibel genug bleiben sollte, um der betrieblichen Entwicklung folgen zu können“. Gerade dieser Punkt fällt vielen Handwerksbetrieben häufig nach einigen Jahren auf die Füße. Die auserkorene Software wächst nicht mit, und Änderungen müssen teuer bezahlt werden. Oder es fehlen von Anfang an Funktionen und Schnittstellen, die dann durch weitere (kostenpflichtige) Lösungen ergänzt werden müssen. Das trifft vor allem bei Anbietern zu, die wenig branchenspezifisch sind und Gott und die Welt als Kunden haben wollen. Die Wahl fiel 2019 deshalb auf die Branchensoftware mfr.
Wenn Digitalisierung Freiräume schafft
Dominik Stark hat heute sein Ziel von Wachstum und Kosteneinsparung erreicht. „Wir konnten in kurzer Zeit mehrere Servicemonteure einstellen, ohne einen zusätzlichen Innendienstmitarbeiter zu benötigen“, berichtet Dominik Stark. Die täglich bis zu 25 Aufträge kann die Disposition einfach und übersichtlich planen und kann sie bei Bedarf – zum Beispiel bei Krankheit oder Notfällen – umgehend anpassen. Dabei greift der Disposition eine KI-gestützte Einsatz- und Routenplanung unter die Arme, die Abfahrtsort, Streckenverlauf und Fähigkeiten der Mitarbeitenden verknüpft und automatisiert optimale Planungs- und Routenvorschläge liefert. „Dadurch können wir mehr Aufträge mit der gleichen Anzahl an Monteuren erledigen“, resümiert Stark.
Die Aufträge werden in individuellen, wiederverwendbaren Checklisten organisiert, welche die Monteure beim Kunden direkt ausfüllen und gegenzeichnen. Im Hintergrund läuft automatisch die Arbeitszeiterfassung für die gesetzliche Compliance und Abrechnung beim Kunden. „Mit der genauen und vollständigen Dokumentation kann die Disposition bei wiederkehrenden Wartungs- und Serviceaufträgen zudem bereits vor dem Einsatz alle notwendigen Teile und Verbrauchsmaterialien besorgen, die ebenfalls mit Lagerort und Kennnummer im Auftrag hinterlegt werden“, erläutert Stark. Dadurch kann die GBS den Wareneingang von Ersatzteilen auftragsbezogen organisieren. Die Monteure wissen genau, welche Teile sie benötigen, ob diese vorrätig sind und wo sie diese finden. „Die Anzahl der Leerfahrten und Wiederholungstermine konnte wir dadurch stark reduzieren, was sich wiederum sehr positiv auf die Moral meines Teams ausgewirkt hat“. Und die Zufriedenheit und Mitarbeit der Belegschaft bei der Digitalisierung ist schließlich wichtigster Faktor für deren Erfolg.
